Guía del principiante para racionalizar las operaciones de su agencia de marketing

Invertir en las operaciones internas de una agencia puede no ser tan glamuroso como invertir en nuevas tecnologías o campañas de marketing. Sin embargo, estos elementos, que a menudo se pasan por alto, son los cimientos de tu agencia y sustentan su crecimiento y rentabilidad a medida que creces.

 

Si no estás satisfecho con el funcionamiento de tu agencia, no eres el único. Una encuesta realizada por Teamwork.com a 512 directivos de agencias puso de manifiesto varios problemas en todo el sector. En particular, sólo el 36% de los propietarios de agencias se declararon satisfechos con el funcionamiento de su agencia.

 

Con tantas facetas de los procesos de una agencia que hay que tener en cuenta, como la gestión de proyectos, las finanzas, los recursos humanos y la gestión de las relaciones con los clientes, resulta difícil priorizar dónde asignar la atención y los recursos. Esta guía ofrece un punto de partida para revisar los procesos de su agencia. Examinaremos cuatro áreas clave de las operaciones de cualquier agencia de marketing: la estructura del equipo, la gestión de proyectos, los procesos de comunicación con el cliente y los aspectos en los que los informes automatizados pueden ayudar a mejorar el día a día de la agencia.

 

En este artículo:

• Revise la estructura del equipo de su agencia para mayor claridad
• Agilizar los procesos de gestión de clientes
• Establecimiento de flujos de trabajo internos perfeccionados
• Procesos de gestión de proyectos
• Cómo los informes automatizados pueden agilizar la gestión de las agencias
• Cuál es la mejor manera de implantar los informes automatizados para agilizar los procesos de trabajo en su organismo

 

Revise la estructura del equipo de su agencia para mayor claridad

 

La estructura del equipo de su organismo se refiere a la forma de definir las funciones y responsabilidades dentro del mismo. Una estructura de equipo bien definida acelera la toma de decisiones y mejora la gestión de recursos al reducir la ambigüedad entre los miembros del equipo.

 

¿Por dónde empezar? Examine la jerarquía de su organización y las expectativas de cada función.

Establecer una jerarquía organizativa y una estructura de equipo diferenciadas.

 

La jerarquía organizativa define quién informa a quién y de qué se ocupa cada persona. Lo ideal es que la jerarquía establezca una cadena de mando clara, en la que cada miembro del equipo sepa a quién dirigirse en caso de duda y quién se encarga de cada tarea.

 

He aquí un rápido resumen de las distintas jerarquías organizativas utilizadas por las agencias de marketing digital y las agencias creativas.

• Pirámide: Esta estructura tradicional descendente presenta funciones y responsabilidades bien definidas, con una cadena de mando bien definida que aporta claridad sobre las responsabilidades.
• Estructura de grupos: La estructura pod divide a los miembros del equipo en grupos más pequeños, también conocidos como pods o squads. La empresa asigna estos grupos a proyectos o clientes específicos. Cada escuadrón es autosuficiente y trabaja de forma independiente para satisfacer las necesidades del cliente o proyecto.
• Planas: Las organizaciones planas tienen una jerarquía mínima, lo que permite a los equipos tomar decisiones de forma rápida e independiente.
• Funcional: El equipo organiza a sus miembros según sus funciones específicas, como las operaciones de marketing digital, los analistas o los equipos de contenidos.

 

¿Qué es lo mejor para su agencia? Piense en el número de empleados, los clientes a los que atiende y sus objetivos empresariales. Para las agencias más pequeñas, en las que los miembros del equipo asumen múltiples funciones, una estructura plana puede ser la mejor opción, mientras que una estructura de tipo pod podría ser más adecuada para las agencias más grandes que gestionan sectores o tipos de proyectos complejos.

Asegúrese de que las descripciones de los puestos se aplican al trabajo que realizan sus empleados.

 

Además de la estructura organizativa, revise si las descripciones de los puestos siguen correspondiendo al trabajo real de los miembros de su equipo. Las descripciones de puestos no sólo sirven para contratar a los candidatos adecuados. También fijan las expectativas de los miembros de tu equipo y ayudan a mantenerlos comprometidos con los proyectos y tareas adecuados.

 

Esto es especialmente importante si tienes miembros del equipo que trabajan desde casa o tienen un acuerdo híbrido. Un informe de Gallup reveló que el porcentaje de trabajadores remotos en EE. UU. que comprendían sus expectativas laborales se redujo del 60 % en 2020 al 47 % en 2023. Del mismo modo, para los trabajadores híbridos, la claridad en el lugar de trabajo disminuyó del 55% al 41% durante el mismo período.

 

Unas expectativas laborales poco claras pueden reducir la productividad y la satisfacción laboral de los trabajadores. Si observa una mayor tasa de rotación de empleados, dificultades para alcanzar los hitos del proyecto o trabajadores poco comprometidos, merece la pena perfeccionar las descripciones de los puestos y establecer expectativas claras. Para empezar, plantéese algunas preguntas:

• ¿Se ajustan las actuales descripciones de puestos a la evolución de las funciones en su organismo?
• ¿Coinciden estas descripciones de puestos con sus objetivos empresariales actuales?
• ¿Las descripciones de los puestos describen las expectativas y establecen resultados lógicos para cada función?

 

Considere la posibilidad de solicitar la opinión de los jefes de equipo, los gestores de cuentas y los miembros individuales del equipo de su agencia a la hora de evaluar la eficacia de sus descripciones de puesto actuales.

Agilizar los procesos de gestión de clientes

 

Una buena comunicación con el cliente te permite comprender lo que realmente importa a tus clientes. El proceso de incorporación de clientes de tu agencia debe hacer hincapié en una comunicación clara y el establecimiento de expectativas por adelantado. Esto ayuda a aclarar lo que los clientes pueden esperar y sienta las bases para su relación de trabajo.

 

Echa un vistazo a cómo te comunicas con tus clientes, tanto cuando contratas a uno nuevo como cuando trabajáis juntos. La claridad en la comunicación da a todos un respiro para centrarse en los resultados en lugar de agobiarse con constantes comprobaciones. La comunicación transparente y el establecimiento de expectativas claras por adelantado también generan confianza a largo plazo con tus clientes, ya que sabrán qué esperar.

 

Por ejemplo, piensa en cómo te las arreglarás:

• ¿Cómo mantendrá informados a sus clientes sobre los últimos resultados de la campaña? ¿Enviará un enlace semanal a una comunicación centralizada dashboard o subirá el último informe a una carpeta compartida para que lo revisen?
• ¿Quién de su equipo se comunicará con los clientes y transmitirá sus necesidades al resto del equipo?
• ¿Con qué frecuencia pueden esperar sus clientes recibir actualizaciones sobre el progreso del proyecto?

 

Elisa Montanari, Directora de Crecimiento Orgánico de Wrike, subraya la importancia de una comunicación fiable. Afirma:

 

"Si no puedes establecer comunicaciones e informes fiables, te costará retener a los clientes durante más de unas semanas. La naturaleza de los esfuerzos de marketing implica un retraso entre los esfuerzos y los resultados, especialmente si te dedicas a la optimización para motores de búsqueda (SEO) y a la participación orgánica. Si tus clientes envían varios correos electrónicos al día o solicitan reuniones ad hoc, estás perdiendo el tiempo. Utiliza una herramienta de comunicación centralizada para crear una única fuente de verdad, colaborar, comunicar y actualizar en . Crea un calendario del proyecto y compártelo libremente con tu equipo y tus clientes. Esa visibilidad sobre los flujos de trabajo significa que los clientes no tendrán que pedir actualizaciones: ya lo sabrán".

Establecimiento de flujos de trabajo internos perfeccionados

 

En comparación con la gestión de proyectos, que tiene en cuenta el panorama general de la gestión de proyectos, los flujos de trabajo se centran en la ejecución y asignación de tareas específicas a los miembros del equipo. Estos flujos de trabajo ofrecen muchas oportunidades para perfeccionar y mejorar la eficiencia.

 

Por ejemplo, podría buscar ineficiencias en sus procesos internos, como:

• Procesos de aprobación lentos
• Silos organizativos o de equipo
• Mala comunicación entre equipos o entre sus miembros
• Datos de mala calidad
• Tareas repetitivas como elaboración de informes y seguimiento por correo electrónico
• Precios, calidad del trabajo o prácticas de información incoherentes

 

La tecnología puede ayudar a resolver estas ineficiencias. Por ejemplo, herramientas de gestión colaborativa de proyectos como Trello, Asana y Notion pueden ayudarte a agilizar los flujos de trabajo internos manteniendo el orden de los archivos y las tareas. Considera la posibilidad de utilizar herramientas de seguimiento del tiempo para asegurarte de que asignas tiempo suficiente a cada tarea de un proyecto, evitando así que los proyectos se salgan del calendario o del presupuesto.

 

La documentación de procesos, incluidos los diagramas de flujo y los procedimientos operativos estándar, puede agilizar las tareas habituales en una agencia. Ernesto, cofundador de GiantFocal, nos lo cuenta:

 

"Empiece por crear un diagrama de flujo de procesos para cada operación clave dentro de su agencia. Visualizar los flujos de trabajo permite identificar los cuellos de botella y racionalizar los procesos de forma eficaz. Marque los pasos del diagrama de flujo que puedan requerir guías. Para cada paso crítico, elabore manuales detallados que describan las mejores prácticas, herramientas y responsabilidades. Esto garantiza la coherencia y la claridad en todo el equipo. Y lo que es más importante, estos manuales ayudarán a incorporar rápidamente a los nuevos empleados".

Procesos de gestión de proyectos

 

Estos dos componentes se centran en cómo se organiza el trabajo en la agencia. Los procesos de gestión de proyectos, es decir, la forma de planificar y organizar el trabajo, son vitales para garantizar que las campañas se ajusten al presupuesto y al calendario. He aquí algunas preguntas que puedes hacerte para revisar tus capacidades de gestión de proyectos.

¿Le funciona su método actual de gestión de proyectos?

 

El primer paso es elegir un método de gestión de proyectos que apoye el crecimiento de su agencia, el tipo de trabajo que realiza y los clientes a los que atiende. Las distintas metodologías de gestión de proyectos se adaptan a diferentes estilos de trabajo y sectores. He aquí algunas de ellas.

 

Metodología ágil

 

Agile divide los proyectos en partes más pequeñas. Es ideal para las agencias de marketing que trabajan en campañas dinámicas y dinámicas que requieren respuestas rápidas a los comentarios de los clientes.

 

Metodología Scrum

 

Como variación de Agile, el método Scrum sigue un proceso más estructurado y asigna funciones claramente definidas para aplicar los principios de Agile. En Scrum, trabajarás en sprints cortos que producen resultados incrementales, por lo que es más adecuado para agencias que requieren una colaboración frecuente y comentarios periódicos de clientes y partes interesadas.

 

Gestión de proyectos Kanban

 

La gestión de proyectos al estilo Kamban es un método visual de gestión de tareas. Este estilo visualiza el trabajo a medida que avanza por las distintas fases. Por ejemplo, puedes separar la creación de una campaña de correo electrónico en las fases de planificación creativa, ejecución e implementación.w Es ideal para gestores de operaciones con mentalidad visual que necesitan gestionar el trabajo en curso y los entregables al planificar una campaña. El enfoque Kanban es la base de la gestión de proyectos en herramientas como Trello y Asana.

¿Hay alguna pérdida de productividad oculta o algún cuello de botella que haya que eliminar?

 

Además de perfeccionar sus capacidades de gestión de proyectos, preste atención a los drenajes de productividad, es decir, a las cosas que agotan el tiempo de los miembros de su equipo y crean confusión. Conoce los factores que afectan a tu productividad y cómo evitarlos.

 

Objetivos o tareas del proyecto poco claros

 

La vaguedad de los objetivos de un proyecto dificulta la coordinación del equipo y la comprensión de las expectativas del cliente, del mismo modo que es difícil alcanzar un objetivo que no se ve. Además de mejorar la comunicación, marcos como las metas SMART o el uso de Objetivos y Resultados Clave (OKR) pueden ayudar a desglosar los objetivos en tareas específicas, fijar plazos y clarificar las tareas para todos proporcionando una meta tangible a la que aspirar.

 

Reuniones innecesarias

 

¿Está familiarizado con el dicho "esta reunión podría haber sido un correo electrónico"? Las organizaciones pierden innumerables horas en reuniones innecesarias: una encuesta de Dialpad reveló que el 83% de los encuestados pasa un tercio de la semana en reuniones. Sin embargo, a veces es necesaria una reunión para discutir detalles clave y tomar decisiones.

 

¿Cómo aprovechar al máximo el tiempo dedicado a las reuniones? Algunos consejos a tener en cuenta.

• Tenga claro el objetivo de la reunión: ¿Cuál es el motivo de la reunión? ¿Es para tomar una decisión, aportar ideas para una campaña o tomar una decisión estratégica? Esto influirá en la estructura y el contenido de la reunión. Si te reúnes para compartir información, considera si puedes compartirla en dashboard o en un documento por correo electrónico.
• Tenga siempre un orden del día para la reunión: Una vez que hayas determinado que es necesario un. Cómo, planifica de antemano las áreas de debate y el tiempo que vas a dedicar a cada tema. Comparta el orden del día completado con todas las personas implicadas en la reunión. Por ejemplo, como parte de la metodología Scrum, una retrospectiva del sprint garantiza que el equipo se reúna al final de cada sprint para discutir los progresos realizados durante el último sprint y si hay algún punto que mejorar.
• Comparta las decisiones concretas y los próximos pasos después de la reunión: Ten preparada documentación para registrar los debates de la reunión. Después de la reunión, comparte una lista de los pasos a seguir y de las personas encargadas de su seguimiento. Resulta útil asignar un responsable a cada tarea y una fecha límite utilizando la plantilla de ejemplo: (PROPIETARIO DE LA TAREA) completará (TAREA ESPECÍFICA) antes de (FECHA LÍMITE).

 

Informes manuales

 

La elaboración de informes es una parte vital de la experiencia de servicio al cliente para mantenerlo al día de los resultados de sus campañas, pero también es un proceso tedioso si se hace manualmente. Crear informes manualmente requiere exportar datos de varias herramientas de marketing y asegurarse de que los gráficos no se rompan en Google Sheets, lo que consume un tiempo y un dinero valiosos que podrían invertirse mejor en otra cosa.

Cómo los informes automatizados pueden agilizar la gestión de las agencias

Ahorro de tiempo y mayor eficacia

 

Los cálculos de DashThis muestran que, de media, las agencias con unos 30 clientes gastan 5.250 dólares en horas facturables al mes para crear informes. Por ejemplo, la agencia de marketing Evoluted afirma que los informes automatizados han ayudado a agilizar su flujo de trabajo general:

 

"Una vez que se ha configurado un sitio web dashboard a medida y los datos se procesan correctamente, tenemos mucha menos necesidad de acceder a varias plataformas de datos durante el mes, lo que supone un gran ahorro de tiempo y nos permite redistribuirlo de la elaboración manual de informes a tareas de mayor repercusión".

 

Comprueba cuánto puedes ahorrar para tu propia agencia con la práctica calculadora de DashThis.

Mayor precisión y coherencia en los informes

 

Las campañas de marketing cambian rápidamente, y el informe que envió hace una hora puede estar obsoleto. El sitio web automatizado dashboards actualiza los datos a diario, lo que garantiza que siempre disponga de los datos más recientes para sus informes de marketing.

Mejor toma de decisiones basada en datos y optimización de estrategias

 

El marketing basado en datos le ayuda a gastar el presupuesto de su cliente de forma más eficaz y a sacar más partido a sus esfuerzos de marketing. Los informes le ayudan a usted y a sus clientes a relacionar la contribución de sus campañas a la cuenta de resultados del cliente y a destacar el trabajo realizado. Es una forma estupenda de vincular tus decisiones a pruebas concretas para generar confianza en el cliente.

Mejorar las relaciones con los clientes mediante una comunicación abierta

 

Por ejemplo, la agencia de marketing Search Station combina los informes de sus clientes con grabaciones de vídeo en las que les explica los resultados. De este modo, el equipo de Search Station confía en los informes como una forma clave de añadir valor a sus clientes, y los informes automatizados le ayudan a cumplir el alto nivel de servicio que esperan sus clientes.

Ejemplos de aplicaciones de informes automatizados (+ plantillas DashThis)

 

Resultados de las campañas de marketing digital

 

Utilice esta plantilla de informe para reunir todos sus datos de marketing digital en un informe para que el equipo de ventas o los ejecutivos de su cliente puedan consultarlos. Aproveche las más de 34 integraciones de DashThis para obtener sus datos en DashThis: simplemente conecte sus herramientas de marketing como fuente de datos e importe sus datos para analizarlos.

¡Obtenga este informe de marketing digital con sus propios datos!

 

Métricas y perspectivas de las redes sociales

 

Una estrategia integral en redes sociales suele implicar muchas plataformas, por lo que es necesario hacer un seguimiento eficaz de todas ellas. Utiliza esta plantilla de informe para comparar tus esfuerzos en redes sociales a través de diferentes canales en tiempo real, ajustar tus estrategias y ver si tus últimos ajustes o ideas de contenido están generando más resultados en las redes sociales de un vistazo.

 

Obtenga este informe sobre las redes sociales con sus propios datos.

 

SEO y análisis de sitios web

 

Esta plantilla de dashboard permite a los usuarios combinar datos de herramientas SEO como Google Analytics, Google Search Console y Moz. Hemos incluido métricas clave como el tráfico orgánico, los vínculos de retroceso y las clasificaciones de palabras clave para ayudarte a comprender y comunicar a tus clientes el rendimiento general de tu SEO.

 

Obtenga este informe SEO con sus propios datos

 

PPC y gasto en publicidad

 

A los clientes les interesa especialmente la rentabilidad y saber si sus esfuerzos publicitarios aportan beneficios a su negocio. Este informe de PPC le ayuda a identificar qué elementos de la campaña van bien y dónde se pueden hacer mejoras para ayudarle a decidir dónde optimizar sus campañas de PPC y publicidad digital.

 

¡Obtenga este informe PPC con sus propios datos!

Cómo implementar mejor los informes automatizados para agilizar los procesos de trabajo en su agencia con DashThis

 

Nadie quiere estar trabajando todo el día con informes de Excel, así que ¿cómo implantar la elaboración automatizada de informes en su agencia y obtener la información que necesita para probar los resultados de las campañas de forma eficaz? Siga estas prácticas recomendadas para integrar los informes automatizados en sus procesos de trabajo.

Evalúe su actual proceso de elaboración de informes y establezca indicadores clave de rendimiento (KPI)

 

Del mismo modo que se definen los KPI para el cliente dashboards, resulta útil establecer objetivos al evaluar los procesos de trabajo internos de la agencia. En concreto, evalúe sus procesos actuales de elaboración de informes. ¿Cuáles son las lagunas que se supone que deben resolver los informes automatizados? Por ejemplo, ¿hay problemas de calidad de los datos o dificultades a la hora de integrar datos de múltiples fuentes que esperas resolver?

 

Además de definir objetivos, piense en medir los KPI de productividad para medir la eficacia del cambio en los procesos internos. Por ejemplo:

• Tiempo necesario para crear un informe
• Con qué frecuencia hay que revisar un informe debido a errores
• Satisfacción del cliente con los informes existentes frente a los nuevos
• Facilidad para adoptar la nueva solución de informes con los miembros del equipo

Cree plantillas de informes estandarizadas con su marca

 

Los informes estandarizados agilizan el proceso de elaboración de informes y facilitan su creación, así que piense en crear formatos coherentes para las campañas de sus distintos clientes.

 

Supongamos que tiene que crear informes para tres clientes diferentes:

• Una tienda de comercio electrónico centrada en impulsar las ventas a través de Google Ads
• Una nueva tienda de comercio electrónico utiliza los anuncios de Facebook para despertar el interés inicial y dar a conocer la marca.
• Campaña multicanal en redes sociales con TikTok, Instagram y Facebook

 

Los tres clientes tienen diferentes necesidades de informes, pero hay una manera de ahorrar tiempo con las plantillas de informes. Comience con una de las plantillas preestablecidas de DashThis como base para su informe personalizado. Estas plantillas ya vienen incluidas con los KPI más comunes, que luego puede personalizar según las necesidades específicas de su cliente.

 

Una vez que esté satisfecho con su plantilla de informe, utilice la marca blanca para asegurarse de que los informes reflejan su marca. Por ejemplo, Evoluted refleja los colores de su marca en sus plantillas dashboard creadas con DashThis.

 

"Hemos trabajado estrechamente con el equipo de DashThis para reflejar los colores de nuestra marca en dashboards. Los clientes ven los aumentos de las estadísticas en "verde evolucionado" y los informes en nuestro azul oscuro característico, lo que evita cualquier distinción visual discordante con el resto de nuestro conjunto de documentos."

Forme a su equipo en los procesos y herramientas de elaboración automatizada de informes

 

Lleva tiempo adoptar una nueva herramienta o un cambio en el flujo de trabajo, y tendrá que prepararse para educar y formar a su equipo en el uso de su nueva herramienta de informes automatizados.

 

Algunos aspectos en los que debe pensar cuando prepare su material de formación:

• Recursos de formación, incluida una guía paso a paso sobre cómo generar un informe,
• Enlaces a archivos importantes e información de acceso a las distintas herramientas de marketing que intervienen en la creación de informes
• Problemas o mensajes de error habituales y cómo solucionarlos
• Una lista de plantillas de informes adecuadas para cada cliente
• Un proceso estándar para analizar e interpretar eficazmente los datos para las campañas de los clientes.

Revise y optimice periódicamente su estrategia de información

 

Una vez que tengas los informes automatizados en funcionamiento, vuelve a los objetivos que te fijaste. Programe revisiones periódicas, por ejemplo cada mes, para ver cómo le va con respecto a esos objetivos. Pregúntate si los informes son cada vez mejores y si se tarda menos en crearlos. ¿Están los clientes más satisfechos con la calidad de los informes y los análisis?

 

Obtenga información de los clientes y los miembros del equipo sobre el funcionamiento de los informes automatizados. También es una buena idea revisar las métricas de rendimiento que has establecido para ver qué funciona en tu estrategia de informes y qué hay que ajustar.

Ahorre un tiempo valioso a su agencia de marketing con la automatización de informes

 

Las agencias de éxito se aseguran de que sus operaciones internas puedan apoyar la retención de clientes tanto a corto plazo como en el futuro.

 

Si utiliza los consejos que se describen en esta guía y repasa cada uno de los procesos internos de su agencia, tendrá un punto de partida para optimizar la asignación de recursos, establecer expectativas claras con los miembros del equipo y afinar la comunicación con el cliente.

 

Tómese un tiempo para repasar la guía y concéntrese en un área a mejorar. Si ves que dedicas demasiado tiempo a la elaboración manual de informes, prueba la versión gratuita de 15 días de DashThis para agilizar el proceso de elaboración de informes.