Cómo optimizar los procesos de las agencias: guía de buenas prácticas

Pregunte a cualquier gran empresa de consultoría de gestión y le dirán que contar con sistemas y procesos optimizados es clave para el éxito de una empresa. Establecer plantillas para los procesos que repites a diario hará que tu agencia de marketing sea más eficaz y eficiente, lo que conducirá a métodos internos y relaciones con los clientes más satisfactorias. Pero, ¿cómo implementar y maximizar la eficacia de su agencia en todos los niveles, desde el proceso de incorporación hasta los controles y la gestión de la agencia?

En este artículo describiremos todo lo que necesita saber para aplicar las mejores prácticas en el proceso de su agencia.

• ¿Qué son los procesos de las agencias? 
• ¿Cómo crear procesos de agencia óptimos?
• Cómo puede ayudarle DashThis a optimizar su flujo de trabajo

¿Qué son los procesos de las agencias?

Piense en los sistemas existentes en cualquier empresa o negocio. ¿Cómo se organiza la comunicación con los nuevos clientes o empleados? ¿Qué papeleo, confirmaciones y facturas se envían a las partes interesadas? ¿Cuándo se celebran las reuniones y cómo funciona la comunicación entre los empleados de la agencia? 

Los procesos de una agencia son los sistemas de gestión que utiliza una organización para dirigir sus operaciones a todos los niveles. Incluyen el método, el sistema, la tecnología o los empleados que intervienen en cada fase de planificación, ejecución, finalización y seguimiento. 

Cómo crear procesos de agencia óptimos

Poner en marcha estos sistemas y métodos es un proceso de mejora continua y puede parecer una carga de trabajo pesada. Pero, una vez que los procesos estén en marcha, la agencia creativa se beneficiará financiera y operativamente del enfoque racionalizado adoptado por todo el equipo. A continuación te explicamos cómo puedes ponerlo en marcha con tu equipo creativo. 

Fijar las bases 

Antes de intentar mejorar sus métodos operativos, empiece por obtener una visión completa del panorama. Piense en ello como una auditoría del flujo de trabajo. 

1. Enumerar todas las tareas

Organiza una reunión inicial en la que reúnas una lista de todo lo que hace tu equipo a diario. Diagrama los pasos de tus procesos de principio a fin e identifica dónde encuentran los miembros de tu equipo puntos de fricción, repeticiones, retos o pérdidas de tiempo. Evalúe los puntos comunes, como si varias personas realizan las mismas tareas repetitivas en el proceso de incorporación de clientes. ¿Se encuentra un gestor de cuentas repitiendo trabajo debido a un proceso ineficaz? Conozca los entresijos del enfoque actual de su empresa para identificar las áreas en las que se pierde tiempo de forma sistemática y que necesitan mejoras.

2. Establecer objetivos utilizando la estructura SMART 

Establecer objetivos es esencial para progresar. Aun así, todos sabemos que los objetivos vagos y abiertos como "ahorrar más dinero", "perder peso" o "mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal" rara vez funcionan porque no abordan ningún paso concreto. 

La estructura SMART le ayudará a orientar sus objetivos hacia hitos factibles y con plazos concretos. SMART es el acrónimo de 

• Específicos: Asegúrate de que cada objetivo sea limitado y contenido. Piensa en "ahorrar en gastos generales mensuales", no en "ganar más dinero".
• Mensurable: Determine cómo determinará si está progresando. ¿Cuándo y cómo lo evaluará? Algunos objetivos, como aumentar los ingresos, son fáciles de medir. Otros, como "mejorar la satisfacción del cliente", pueden requerir métricas más creativas. métricas.
• Alcanzable: Asegúrese de que el objetivo es algo que puede alcanzar razonablemente. Si es una agencia que actualmente tiene 15 clientes, empiece con un objetivo que busque conseguir cinco más. No te propongas captar 100 clientes nuevos en el próximo mes.
• Pertinente: El objetivo debe estar en consonancia con los objetivos a largo plazo de la empresa. Por ejemplo, no establezca un objetivo para desarrollar más anuncios en vallas publicitarias cuando su empresa pretende aumentar su presencia digital. En su lugar, apunte a ganar más seguidores en las redes sociales.
• Basado en el tiempo: Márcate un plazo y unos parámetros temporales para elaborar un plan accionable. Por ejemplo, conseguir 1.000 nuevos seguidores de Instagram para finales del tercer trimestre.

3. Obtenga del cliente todo lo que necesite 

Asegúrese de disponer de toda la información por adelantado, de modo que pueda ofrecer resultados efectivos y un progreso paso a paso, garantizando el éxito del cliente.

Consiga las herramientas adecuadas 

A la hora de establecer los procesos de tu agencia, tendrás que aprovechar los programas que ahorran tiempo para ayudar a tu equipo a navegar por las funciones más comunes del día a día: comunicarse, compartir y reunirse. Estas son algunas de las aplicaciones y programas que han ayudado a las pequeñas empresas y a las nuevas empresas a crear una hoja de ruta hacia la eficiencia: 

• Comunicación: Slack, Chat de Googley Microsoft Teams
• Compartir documentos y materiales: Google Drive, OneDrive, Dropboxy WeTransfer
• Reuniones: Calendly, Zoomy CalendarHero

Priorizar las tareas y asegurarse de que las funciones de cada miembro del equipo están claras. 

Esto nos lleva de nuevo a la estructura de objetivos SMART, en particular a los elementos "mensurable" y "basado en el tiempo". Al asignar proyectos y delegar trabajo, asegúrate de que todos los miembros del equipo conocen los parámetros de su función. Un informe creativo aclara el trabajo del que será responsable cada persona, la fecha límite y las tareas asociadas a ese objetivo. 

Utilizar el desarrollo automatizado

¿Recuerda cuando auditaba sus tareas y procesos diarios para identificar las áreas en las que su equipo pierde tiempo y esfuerzo? Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a resolver estos puntos conflictivos y a acabar con las pérdidas de tiempo. 

Empiece por crear un diagrama del flujo de trabajo de su organización, desde la primera consulta entrante hasta la finalización del proyecto. A continuación, utiliza esa información para crear con precisión una plantilla de gestión de proyectos que automatice la comunicación y los procesos mediante herramientas digitales, por ejemplo: 

• Trello
• Asana
• Lunes.com
• Hubspot

Establecer reuniones periódicas de contacto 

Establezca franjas horarias predecibles en las que se reunirá periódicamente con su equipo para evaluar los avances, la situación y el progreso del proyecto. Estas reuniones aumentarán la eficacia del equipo, ya que les proporcionarán un lugar en el que plantear los puntos débiles, los logros, etc., sin crear un exceso de comunicación, mensajes y idas y venidas a lo largo del día. 

Utilice los informes para hacer un seguimiento de su éxito

Ha llegado el momento de hablar de la parte "mensurable" del sistema de objetivos SMART. Medir los procesos de tu agencia es esencial para optimizar tu eficiencia, mejorar las operaciones de tu equipo y comprender si estás haciendo alguna mejora. 

El seguimiento de los Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) es clave para comprender si sus esfuerzos tienen éxito, y DashThis le permite racionalizar todos sus datos de marketing en un solo informe. El programa tiene el doble propósito de mostrar sus métricas y ahorrar tiempo, reuniendo todos los datos de su negocio en un solo lugar.

Con DashThis, puedes esperar:

• Consolida tus puntos de datos: En lugar de comprobar tus estadísticas en Hubspot, luego en Google Analytics, Facebook, Instagram Insights y más, puedes alimentar cada fuente en una herramienta racionalizada con un dashboard personalizable que se conecta a más de 34 plataformas y aplicaciones.

• Datos relevantes para su negocio: Ofrecemos plantillas que se adaptan a cualquier profesional del marketing, tanto si está especializado en SEM, SEO redes socialeso comercio electrónico. Tenemos dashboards listo para presentar las métricas que más importan a su negocio. Cada plantilla refleja los KPI adaptados a ese sector, por ejemplo, si te centras en SEO, nuestra plantilla muestra métricas como visitas de búsqueda orgánica, tasa de rebote, tiempo medio de permanencia en la página, conversiones orgánicas y tus palabras clave con mejor rendimiento.

• Comparte tu trabajo entre los miembros del equipo: Todos los miembros del equipo pueden editar y crear dashboards. Puedes configurar tu página para que se genere y distribuya automáticamente, de modo que tu equipo y tus clientes puedan beneficiarse de actualizaciones periódicas.

• Personalice sus informes para adaptarlos a sus necesidades de marca y funcionalidad: Organice y muestre los datos de acuerdo con sus prioridades y utilice esquemas de color y elementos visuales que se ajusten a las directrices de su marca. Incorpore encabezados, logotipos y mucho más.

Perfeccionar los procesos de su agencia es una vía garantizada para llevar su negocio al siguiente nivel. Al auditar los puntos débiles y las pérdidas de tiempo de tu equipo, puedes incorporar ventajosamente aplicaciones, herramientas y software que te ahorren tiempo y problemas. Siguiendo el sistema de fijación de objetivos SMART, puedes hacer un seguimiento de tus progresos y resultados con DashThis, el software de generación de informes más eficiente y racionalizado que extrae datos de todas tus fuentes para presentar las métricas más importantes e impactantes para tu negocio. 

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