Informes de agencias: 15 buenas prácticas que debe conocer

Usted quiere que sus informes de marketing sean lo máximo, que den a su agencia ese je-ne-sais-quoi, que tengan un aspecto fantástico y que sean eficientes. ¿Verdad que sí?

Estoy aquí para ayudarte a conseguirlo.

Para llevar sus informes al siguiente nivel, aquí tiene las 15 mejores prácticas que debe recordar al crear los informes de su agencia.

Déjame que te lo explique.

¿Por qué son tan importantes los informes de las agencias?

Los informes de las agencias son básicamente su pan de cada día.

Sin informes, ¿cómo puede su agencia demostrar su rendimiento?

¿Cómo puede demostrar que su brillante estrategia ha funcionado?

¿Cómo puede demostrar a su cliente que su agencia merece la inversión?

¡No puedes!

Como profesionales del marketing, todos sabemos que la comunicación es clave en cualquier relación entre cliente y agencia.
Y los informes de una agencia son la forma perfecta de entablar y mantener conversaciones con sus clientes.

Los informes de agencia también pueden ayudarle a explicar a sus clientes lo que está haciendo para ayudarles en su negocio y cómo va a conseguir sus objetivos. Esto es crucial porque los clientes que entienden todo el trabajo que haces por ellos apreciarán mucho más tu agencia y, por lo tanto, seguirán haciendo negocios contigo.

¿No me cree? Pregúntale a Darian de Jelly Marketing:

Si cree que los informes son demasiado tediosos y que suponen una pérdida de tiempo que podría dedicar a sus estrategias de marketing, ¡piénselo otra vez! Hoy en día, todo puede hacerse automáticamente. Todo lo que tiene que hacer es utilizar una herramienta de informes automatizados.

Ahora bien, ¿qué debe hacer para crear informes impresionantes para sus clientes?

Siga estas 15 buenas prácticas de elaboración de informes para agencias y todo irá sobre ruedas:

Las 15 mejores prácticas de información de las agencias

1. Mostrar primero los datos más relevantes

Si sus clientes tienen que buscar en todo el informe para encontrar los datos relacionados con sus objetivos principales, es una pérdida de tiempo, ¡y a nadie le gusta perder el tiempo! Tus clientes deberían saber qué ocurre con sus objetivos de marketing digital en un abrir y cerrar de ojos.

Por lo tanto, asegúrate de incluir los datos más importantes en el informe de tu agencia. Por lo general, los clientes querrán saber cuánto han gastado, si ha merecido la pena (ventas, clientes potenciales, tráfico) y su ROI. El resto de la información y los detalles de la campaña pueden quedar relegados a la página 2 o 3.

2. Añadir notas a los datos del informe

Si se ha producido una caída o un pico repentinos en uno de sus KPI, añada una nota junto a ese KPI para explicarlo de inmediato. No querrás que tu cliente entre en pánico por una variación normal.

Es importante que tus notas se adjunten directamente a los datos en cuestión, en lugar de perderse al final de una nota a pie de página 3 páginas después. Así será más fácil que tu cliente lo vea y lo entienda enseguida.

3. Explique sus resultados

No se limite a enviar su informe y darlo por terminado, ofrezca su opinión experta sobre los resultados.

¿Ha sido un buen mes? ¿Vamos en la buena dirección? ¿Qué ha ocurrido que merezca la pena mencionar? Sus clientes quieren saberlo. Escriba sus percepciones en la parte superior o inferior de su informe, describiendo brevemente lo que debe entenderse de los datos de este mes.

4. Añada imágenes a sus informes

Añada imágenes para ver exactamente de qué estamos hablando.

En un informe de marketing, puede ser difícil imaginar qué anuncio está generando más tráfico o ventas sin algo de contexto. Las imágenes son una forma sencilla de resolver este problema. Si añades fotos de tus anuncios con mejor rendimiento, te harás una mejor idea de lo que funciona mejor visualmente para tu cliente, lo que puede ayudarle a tomar decisiones en el futuro.

5. Visualice los datos de su informe en secciones

Para tener un informe más claro y legible, asegúrate de añadir secciones y encabezados.

Sus clientes podrán navegar eficazmente por el informe y acceder rápidamente a la información que deseen. Por ejemplo, puedes incluir una sección de resumen en la primera página, seguida de las secciones de redes sociales, PPC y SEO.

6. Añada perspectiva a sus informes

Tranquilice a sus clientes con una visión general de lo que se ha hecho en el pasado y lo que está por venir.

Dado que las estrategias de marketing pueden tardar algún tiempo en dar sus frutos, es importante hacer una lista de las acciones anteriores en relación con los resultados actuales. También puede ayudar a dar a su cliente una perspectiva en situaciones como una caída recurrente del tráfico durante las vacaciones. También deberías incluir algunas ideas sobre tus próximos pasos en relación con los distintos proyectos. Tus clientes estarán más tranquilos y sabrán exactamente hacia dónde se dirigen tus estrategias.

7. Personalice los informes de su agencia

¿No quiere causar una primera impresión impresionante?

Asegúrate de personalizar tus informes para adaptarlos a la marca de tu agencia o, mejor aún, a la de tu cliente. Puedes limitarte a añadir un logotipo o crear un informe de marca blanca con URL, colores, fondo y otros elementos personalizados. Tendrá un aspecto más profesional y le dará ventaja sobre la competencia.

8. Planifique sus informes

La elaboración de informes puede llevarle varias horas a lo largo del mes, así que reserve tiempo en su agenda para crear informes excelentes.

Asegúrese de crear los informes que su cliente merece; no espere hasta el último minuto, con prisas por hacer algo. Si no tienes tiempo suficiente para dedicar a tus informes cada semana o cada mes, puedes utilizar una herramienta de informes automatizados que hará todo el trabajo pesado por ti. Obtendrá informes excelentes en un abrir y cerrar de ojos.

9. Reúna todos sus datos en un mismo informe

Puede resultar bastante confuso para el cliente tener un informe para cada fuente de datos.

Usted crea campañas en diferentes sitios web, redes sociales y plataformas publicitarias, pero sus clientes necesitan conocer sus costes, ganancias y ROI globales. Mostrar todo por separado en diferentes informes no es muy útil. En su lugar, reúne todos estos datos en un único informe fácilmente comprensible. Para hacerlo aún más sencillo, utiliza una herramienta que pueda hacer los cálculos por ti y crear tu informe todo en uno automáticamente.

10. Crear un informe en línea

¿No sería estupendo que sus clientes pudieran acceder a sus datos actualizados, por su cuenta, 24 horas al día, 7 días a la semana?

¿Y si te dijera que en realidad es muy fácil de hacer? Basta con crear un informe de agencia en línea que se actualice automáticamente y darles la URL. De este modo, no tendrán que llamarte para obtener los últimos resultados y tú no tendrás que ir a buscar los datos cada vez que necesiten una actualización. Todos salimos ganando.

11. Presente sus datos en un informe visualmente agradable

Nadie quiere recibir una fea hoja de cálculo Excel con listas interminables de números.

No sólo es mareante, sino difícil de digerir. Si quieres que tus clientes lean y entiendan tus informes, preséntalos con un diseño visualmente agradable y dinámico añadiendo algunos gráficos y cuadros fáciles de leer, en lugar de una simple tabla de números.

12. Utilice sus informes como herramientas de debate

El informe debe servir para entablar una conversación con el cliente, pero no debe ser la única ocasión en la que tenga noticias suyas.

Así que asegúrate de hacer un seguimiento después de enviar tus informes: comprueba si tu cliente los ha leído, si lo ha entendido todo y si se siente bien con los resultados y los próximos proyectos. Si no tienes tiempo de hacer un seguimiento después de cada informe, prográmalo trimestralmente para que no se te olvide.

13. Añada diversidad a los gráficos de su informe

No querrás que tus clientes se queden dormidos mirando tu informe ilegible, ¿verdad?

Para tener un informe dinámico y fácil de leer, asegúrate de no utilizar siempre el mismo tipo de gráfico. Utiliza distintos formatos: gráficos de barras, gráficos lineales, tablas, gráficos circulares, listas, números, donuts, ¡todo!

14. Simplifique su vida informativa utilizando plantillas

No dude en utilizar plantillas de informes para poner en marcha el proceso de elaboración de informes; obtendrá todos los KPI más importantes que necesite según su tipo de informe, sin ni siquiera pensarlo.

Una vez hecha la base del informe de su agencia, sólo tiene que personalizarlo según las particularidades de cada cliente.

15. Disponer de un sistema automatizado de envío de correos electrónicos

Ahorre horas de trabajo cada mes

Utilice una herramienta de informes que tenga la opción de programar un envío por correo electrónico. Sus informes se enviarán automáticamente cada mes con los datos actualizados. Si te olvidas, estás enfermo o de vacaciones, ¡tus informes se enviarán igualmente!

Los informes de las agencias no tienen por qué llevar mucho tiempo.

¡Ya está!

Las 15 mejores prácticas que sin duda debe tener en cuenta para sus próximos informes. ¿Listo para impresionar a tus clientes? ¿Quiere mejorar sus informes?

¿A qué espera?

Quieres tener informes perfectos, dedicar tiempo a hablar con tus clientes, construir una buena relación. Pero las hojas de cálculo Excel y la búsqueda manual de datos, ¡nadie tiene tiempo para eso!

Cuente con nuestra herramienta de informes automatizados para hacer todo el trabajo tedioso por usted, de modo que tenga todo el tiempo del mundo para centrarse en lo que realmente importa: sus clientes.

Relájese, tómese un cóctel y deje que nosotros nos encarguemos a partir de ahora.