Informes dinámicos: consejos para elaborar informes eficaces (plantilla y ejemplos)

Dinámico y estático no son sólo términos que se aplican a metáforas, sitios web o direcciones IP; también describen diferentes técnicas de información. 

Le mostraremos las diferencias entre los informes estáticos y dinámicos y cuándo utilizar cada técnica. Siga leyendo. 

¿Qué son los informes dinámicos?

En pocas palabras, los informes dinámicos son información empresarial en tiempo real, a la que se accede cuando se desea. 

Al igual que los servicios de streaming como Netflix y Disney+ ponen a su disposición una enorme biblioteca de contenidos a la carta para que los vea cuando quiera a través de una aplicación centralizada, los informes dinámicos le garantizan el acceso a la versión más actualizada de las métricas de su empresa desde cualquier lugar siempre que disponga de conexión a Internet.

Ejemplos de informes dinámicos: 

Informes de gestión: 

Presente todas sus métricas clave a los ejecutivos de su empresa en un solo sitio dashboard. Este informe dinámico permite a los ejecutivos ver los detalles esenciales por adelantado, al tiempo que permite la flexibilidad de comparar y segmentar los puntos de datos para responder a cualquier pregunta. 

DashEsta plantilla de informe de gestión : Véalo con sus propios datos.

Informe de ventas y marketing: 

Las reuniones de ventas y marketing suelen tener muchas partes móviles: se discuten las próximas campañas y se revisan las métricas críticas de ambas partes. Los informes dinámicos funcionan excepcionalmente bien en estas situaciones para capturar datos que cambian rápidamente. 

Plantilla de informe semanal de ventas de DashThis para empresas de comercio electrónico

¿Qué son los informes estáticos? 

En comparación, los informes estáticos actúan como una cámara Polaroid. Al igual que las fotografías capturan momentos congelados en el tiempo, los informes estáticos ofrecen una instantánea del rendimiento histórico de una empresa y las tendencias durante un periodo de tiempo. Son sus presentaciones en PowerPoint y archivos PDF: informes desconectados de Internet y utilizados para una presentación específica o distribuidos a un público más amplio.

Una vez presentados, los informes estáticos no suelen volver a consultarse. Pasan a formar parte del archivo de una empresa.

Ejemplos de informes estáticos: 

Informes anuales o de resultados de la empresa: Estos informes registran las métricas de rendimiento de la empresa, indicadores clave de rendimiento e hitos del trimestre o año anterior. Aunque los informes anuales suelen presentarse en documentos PDF y presentaciones de diapositivas, sobre todo en el caso de las empresas que cotizan en bolsa, algunas empresas utilizan elementos visuales y animaciones para dar más vida a sus informes estáticos. El informe anual de Mailchimp de 2020 es un ejemplo de cómo hacer divertidos los informes estáticos.

Análisis del rendimiento del mercado o de la marca: Los datos históricos son clave para analizar el rendimiento de su empresa en relación con sus competidores.

¿Cuáles son las principales diferencias entre los informes estáticos y dinámicos?

Informes en tiempo real frente a una instantánea de los datos: 

Los informes dinámicos muestran datos en tiempo real, mientras que los estáticos muestran una instantánea de eventos anteriores. De este modo, los usuarios pueden consultar los datos desde distintos ángulos con un único enlace web para adaptarse a las necesidades de la empresa. 

Supongamos que está preparando un informe de email marketing para su cliente con el fin de responder a estas preguntas: 

• ¿Cuántos abonados hemos sumado este mes? 
• ¿Cómo va nuestro índice de bajas? ¿Es mayor o menor que el mes pasado? ¿A qué se debe? 
• ¿Qué elementos de contenido han funcionado mejor? 

Si utiliza el enfoque de informe estático, tendrá que crear un informe personalizado para responder con precisión a estas preguntas. Un informe dinámico muestra las estadísticas más recientes en tiempo real, lo que resulta especialmente útil para campañas en curso en las que las métricas cambian rápidamente.

Interactivo: lo que ves es lo que hay. 

Los conjuntos de datos de las herramientas de informes dinámicos son interactivos, gracias a la IA y a las herramientas de aprendizaje automático.

Puedes pasar el ratón por encima de un gráfico para ver más información o adjuntar un comentario para añadir más análisis a una métrica y profundizar en el análisis y el contexto.

¿Desea profundizar en un periodo de tiempo específico, segmentar por campaña o canal en su análisis de datos? Los informes dinámicos son autoservicio. Puede ajustar el intervalo de fechas o los parámetros de análisis para obtener las respuestas que necesita sin tener que solicitar otro informe. 

Los informes estáticos, en comparación, tienen una funcionalidad fija. Tendrá que editar los datos del informe y guardarlo como una nueva versión para realizar cualquier cambio en el informe. Esto hace que los informes estáticos sean una mejor referencia histórica, pero menos útiles para tomar decisiones rápidas.

3 ventajas de los informes dinámicos frente a los estáticos

Es más fácil revisar y tomar decisiones empresariales

Es esencial que los empresarios se adapten a las nuevas tendencias, como la identificación de nuevas fuentes de ingresos, como hizo Spotify creando contenidos originales de podcast o los restaurantes invirtiendo en servicios de entrega de comida a domicilio en 2020.

Los informes dinámicos hacen que este proceso de toma de decisiones sea más manejable, ya que siempre tendrá a mano los datos más recientes para su análisis. Los usuarios pueden interactuar con los datos, profundizar en métricas específicas y comparar datos entre periodos de tiempo para tomar mejores decisiones empresariales, todo ello desde un único sitio web dashboard. 

Este proceso es más tedioso con los informes estáticos, ya que hay que exportar los datos estáticos a los formatos adecuados y compartirlos digitalmente. 

Hay plantillas disponibles para ahorrar tiempo. 

No tiene por qué encontrarse con una página en blanco mientras prepara su informe para el próximo plazo de entrega. 

Personalizable plantillas de informes dinámicos en software de informes son una forma fácil y práctica de ahorrar un tiempo valioso y garantizar que no se omita nada importante de su informe.

Al crear docenas de informes mensuales, este ahorro de tiempo se acumula rápidamente, haciéndole más eficaz en su trabajo. 

Plantilla de informe de marketing digital de DashThis con todas las métricas de rendimiento esenciales que necesita para crear informes valiosos que sean fáciles a la vista. 

Simplifica la comunicación y la gestión de proyectos 

Supongamos que su cliente o parte interesada tiene una pregunta sobre su último informe. 

Si ha enviado el informe en un formato PDF estático, es posible que le hagan una pregunta que vaya más allá de lo que muestra el conjunto de datos, y tendrá que generar manualmente un nuevo conjunto de datos con los parámetros para responder a su pregunta. 

El proceso funciona, pero es tedioso. Aumenta el riesgo de cometer errores y lleva mucho tiempo. 

Los informes dinámicos mejoran este proceso. 

Si sus clientes tienen alguna pregunta sobre los datos, pueden entrar en el enlace al informe dinámico que ha creado y jugar con los datos para encontrar sus respuestas. Al dar más control a tus clientes o partes interesadas, podrán ver el rendimiento de tus campañas y el destino de su presupuesto, con lo que tu relación será más transparente.

Cómo crear un informe dinámico que la gente quiera leer:

Determina tu objetivo y selecciona tus métricas 

Al igual que con cualquier otro tipo de comunicación escrita, conviene conocer los objetivos generales y la finalidad del informe dinámico. Esto le ayudará a estructurar el informe para conseguir la máxima eficacia. 

Algunas preguntas para empezar: 

• ¿Qué quiere mostrar este informe? 
• ¿Quién lee este informe? 
• ¿Qué métricas les importan a ellos y a sus superiores? 
• ¿Cómo reúno los datos que necesito para rellenar el informe? 

No te quedes demasiado tiempo: 

El capitalista de riesgo Guy Kawasaki tiene una regla que aplica a cualquier presentación de PowerPoint, la regla 10/20/30.

Una presentación en PowerPoint debe tener 10 diapositivas, no durar más de 20 minutos y no contener un tipo de letra inferior a 30 puntos.

Puede que no estés presentando informes en PowerPoint, pero ten en cuenta esta directriz cuando prepares tus informes de inteligencia empresarial. Hay un límite a la cantidad de información que la gente puede absorber antes de perder la concentración. 

Mantenga un informe dinámico con un máximo de 10-15 métricas, asegúrese de que cada métrica es relevante para su objetivo y tenga una estructura que apoye los puntos que está tratando de comunicar. 

Utilice visualizaciones de datos interactivas: 

Las funciones interactivas implican al lector en los datos. También es una forma más eficaz de presentar cualquier forma de análisis al usuario final.

Afortunadamente, en los informes dinámicos es donde prosperan los datos interactivos. 

Lleva tus informes basados en texto más allá con widgets responsivos. ¿Desea comparar el rendimiento de sus anuncios de Google con el del mes pasado o con el del año anterior? Usted (y las personas que consulten su informe) pueden hacerlo fácilmente con unos pocos clics, lo que le ahorrará tiempo y le permitirá tomar mejores decisiones basadas en datos.

Utiliza tablas, gráficos e indicadores para presentar tus datos y hacerlos más comprensibles que las aburridas hojas de cálculo de Microsoft Excel.

Agilice la elaboración de informes con una herramienta automatizada 

El tiempo que inviertes en exportar y limpiar datos, convertirlos a los formatos adecuados y diseñar los elementos visuales es tiempo que puedes dedicar a otras cosas.

Automatice todo el proceso con una herramienta de integración de datos que extraiga la información de todas sus herramientas, seleccione sus métricas y cree una plantilla que pueda reutilizar.

Cómo crear (y automatizar) un informe dinámico con DashThis

Primer paso Regístrese una cuenta en DashThis. Nuestra prueba gratuita de 15 días le permite ver si somos la opción adecuada para usted.

Segundo paso: Elija entre más de 40 integraciones y conecte sus herramientas de marketing y fuentes de datos en segundos.

Tercer paso: Seleccione las métricas que desea incluir en su informe a partir de los widgets predefinidos de DashThis.

Paso 4: Añade tantos puntos de datos como necesites para configurar tu informe. Una vez hecho esto, guarda tu informe completo como plantilla para poder reutilizarla en futuros informes mensuales y clientes, ¡ahorrando aún más tiempo!

Consejo adicional para ahorrar tiempo: programe automáticamente el envío de su informe por correo electrónico. Introduzca las direcciones de correo electrónico de los destinatarios a los que desea enviar el informe y ¡listo!