Cómo la automatización de informes puede mejorar su proceso de elaboración de informes

¿Qué puede hacer si dispone de múltiples métricas e indicadores clave de rendimiento (KPI) de varias herramientas de marketing digital y desea crear informes empresariales de calidad? 

Bueno, siempre puede crear o agilizar su flujo de trabajo con un software de automatización de informes que le ayudará a generar informes sin ninguna de las molestias habituales de copiar y pegar. Al agilizar este proceso, estarás mejor equipado para tomar decisiones basadas en datos que mejoren significativamente tus estrategias de marketing y los resultados de tus clientes.

Profundicemos en qué es la automatización de informes, por qué su agencia debería automatizar sus informes de marketing y cómo puede hacerlo .

• ¿Qué es la automatización de informes?
• ¿Por qué automatizar los informes?
• ¿Cómo puede automatizar sus informes?
• - Sistema "codifíquelo usted mismo
• - Herramientas de inteligencia empresarial (BI)
• - Análisis de datos dashboard tools
• - Herramientas de información automatizadas

¿Qué es la automatización de informes?

Automatización de informes crea y actualiza automáticamente informes de marketing digital mediante software. A continuación, los conjuntos de datos recopilados pueden enviarse periódicamente a direcciones de correo electrónico específicas mediante envíos automáticos.

He aquí un ejemplo de informe automatizado realizado con DashThis.

El software de informes automatizados suele utilizar API para obtener automáticamente datos sin procesar de cada plataforma e integrarlos en el sistema de software. Gracias a esta recopilación automatizada de datos, los responsables de marketing o los gestores de proyectos tienen acceso a informes de marketing digital actualizados que pueden enviar periódicamente a todas las partes interesadas. Los informes se pueden programar o consultar en línea en tiempo real.

Incluso si parece que este proceso también omitiría la comunicación y la naturaleza personalizada de los informes de marketing, el problema se resuelve fácilmente con opciones personalizables como comentarios, mensajes de correo electrónico personalizados, diseño de marca blanca, notas y otras características clave que se ofrecen con sistemas de informes automatizados personalizables como DashThis.

La automatización de informes ahorra tiempo. Automatiza las partes del proceso de elaboración de informes que no requieren conocimientos humanos y ofrece suficientes opciones personalizadas para añadir esos conocimientos en tiempo real allí donde más importan.

Incluso puede utilizar plantillas de informesya rellenadas con los KPI más comunes, para empezar y personalizarlas para ahorrar aún más tiempo para trabajar en sus estrategias.

Ejemplo de plantilla de informe PPC disponible en DashThis.

Al fin y al cabo, la automatización de informes consiste en devolver a los profesionales del marketing su tiempo .

¿Por qué automatizar los informes?

¿Por qué no?

Los informes de marketing son su forma de comunicar la eficacia de su trabajo y su valor a su cliente. Tienes que hacer un seguimiento de las estrategias SEO, las campañas en redes sociales, la presencia, las campañas de AdWords, los datos del sitio web y mucho más. Todos estos datos empresariales pueden convertirse rápidamente en una carga para cualquier agencia de marketing. Rastrear, agregar, pronosticar y presentar cientos de KPI para cada cliente cada mes es una pérdida de tiempo, por eso se creó la automatización de informes en primer lugar. Los informes automatizados ahorran tiempo y proporcionan a las partes interesadas, los responsables de marketing u otros miembros del equipo datos precisos y oportunos, lo que en última instancia conduce a un mejor rendimiento empresarial y a una toma de decisiones más informada.

Seguir, agregar y presentar manualmente cientos de KPI para cada cliente supone una pérdida de tiempo y aumenta el riesgo de error humano, lo que conduce a datos inexactos. Este proceso ineficaz acaba costando dinero a las agencias. De media, las agencias con aproximadamente 30 clientes gastan 5.250 dólares al mes en crear informes, que podrían invertirse en áreas de negocio más productivas si se mejorara la precisión de los datos y la eficiencia de los informes mediante la automatización.

¿No es una locura?

Si desea conocer las cifras exactas de su propia agencia, utilice nuestra práctica calculadora.

Las agencias también pueden utilizar los informes automatizados como ventaja competitiva ofreciendo informes de marketing personalizados con marca blanca para cada cliente sin perder tiempo y energía creándolos a mano en una hoja de cálculo Excel bastante sosa, en Google Sheets o en otro sistema manual de generación de informes.

¿Cómo? Con opciones de marca blanca.

Puede obtener marca blanca con la marca y el aspecto general de la identidad visual de su cliente, lo que le proporcionará un factor sorpresa aún mayor.

¿Cómo puede automatizar sus informes?

Para automatizar sus informes, debe elegir una herramienta de informes automatizados que se adapte a sus necesidades como agencia y vendedor.

¿Qué tipo de herramienta le conviene más? Averigüémoslo.

En primer lugar, haga una lista de lo que quiere de su herramienta de informes:

• KPI e integraciones: ¿Qué tipo de KPI e integraciones necesita controlar?
• Frecuencia: ¿Con qué frecuencia debe enviar sus informes: mensual, trimestral, semanal?
• Integraciones por informe: ¿Necesita incluir más de una integración por informe?
• Número de informes: ¿Cuántos informes diferentes necesita?
• Tiempo y recursos: ¿Cuánto tiempo y recursos estás dispuesto a dedicar a la herramienta para configurarla?
• Cuentas: ¿Cuántos empleados necesitan tener acceso a la herramienta para ver y/o trabajar en sus informes?
• Asistencia y apoyo ¿Necesita asistencia y apoyo?
• Opciones de marca blanca: ¿Necesita personalizar el diseño u opciones de marca blanca?
• Opciones para compartir: ¿Cómo compartirá sus informes? ¿En línea (enlace URL), en PDF, impresos o mediante envíos automáticos por correo electrónico?
• Presupuesto: ¿Cuál es su presupuesto?

Es muy importante tener todo esto en cuenta a la hora de elegir la herramienta que más le convenga. 

Ahora que tiene una idea más clara de lo que quiere y de lo que es importante para su agencia, ¿qué herramienta de automatización de informes debe elegir? Veamos:

Sistema "codifíquelo usted mismo

• Ventajas: Solución muy personalizada
• Contras: consume tiempo

Puede codificar su sistema para la automatización de sus informes. La ventaja de este tipo de herramientas es sobre todo su increíble flexibilidad y personalización. Dado que lo haces todo tú mismo, se adaptará perfectamente a las necesidades de tu empresa con tus funcionalidades y datos en un único informe hecho a medida.

Sin embargo, estas herramientas requieren tiempo, dinero y esfuerzo. Hay que pagar a un equipo de desarrolladores para que creen el software, lo mantengan, lo actualicen y solucionen cualquier error, problema o fallo que se produzca con el tiempo. Además, los procesos manuales de elaboración de informes son propensos al error humano, lo que conduce a datos inexactos y compromete la seguridad de los datos. Tampoco dispondrá de soporte, foros ni comunidad en línea que le ayuden; tendrá que hacerlo todo usted mismo.

Es básicamente como construir una casa con tus propias manos: ¡es mucho trabajo !

Herramientas de inteligencia empresarial (BI)

• Ventajas: Bastante personalizado y flexible
• Contras: No es fácil de usar ni intuitivo

Otra opción es utilizar una herramienta de BI como Tableau, Microsoft o Power BI, que a menudo incorpora capacidades de inteligencia artificial y aprendizaje automático. Esta vez no tienes que construir la herramienta; aún así puede ofrecerte muchas opciones personalizadas. Con la capacidad de consultar datos mediante SQL y crear informes interactivos, dispondrás de toda la flexibilidad que desees para realizar cálculos y análisis de datos.

Pero tienes que estar preparado para un reto, porque primero tendrás que aprender a utilizar la herramienta. Como son bastante complejas, no suelen ser muy fáciles de usar. Incluso si consigues agregar datos precisos, estas herramientas están pensadas sobre todo para el análisis y probablemente no resulten atractivas para tus clientes. A pesar de incorporar funciones avanzadas como el aprendizaje automático y el análisis predictivo, es probable que sus informes les resulten demasiado intimidatorios. Carecen de las funciones interactivas de dashboard que hacen que los datos sean más accesibles y atractivos. Si sus clientes no entienden o no les gustan sus informes, se pierde el propósito de crearlos en primer lugar.

En general, se trata de una opción completa, pero es una herramienta complicada para el análisis y la escalabilidad, no informes. 

Análisis de datos dashboard tools

• Ventajas: Suelen ser baratos
• Contras: Menos funciones disponibles / No es fácil de usar

Análisis de datos dashboard herramientas como Google Data Studio son un poco menos complicadas que las herramientas de inteligencia empresarial, pero siguen sin ser muy fáciles de usar. También carecen de algunos elementos básicos en términos de informes de datos, como varias fuentes de datos además de Googleenvíos automáticos por correo electrónico y opciones para compartir archivos PDF.

Este tipo de herramienta es casi tan complicada como una herramienta de BI y ofrece mucha menos flexibilidad. Su mayor atractivo suele ser el precio. Está disponible en varios rangos de precios; en el caso de Google Data Studio, ¡es incluso gratuita! Es una gran herramienta de visualización de datos para empezar si no tienes un gran presupuesto, pero todavía quieres algunos de los beneficios de la automatización de informes, sobre todo si sólo utilizas las herramientas de Google como Google Analytics y Google Ads. Puedes crear gráficos y diagramas visualmente atractivos para representar tus datos.

Herramientas de información automatizadas

• Ventajas: Fácil de usar y escalable
• Contras: No está pensado para análisis más profundos

Plataformas de informes como DashThis se han creado exclusivamente para la generación automatizada de informes. En concreto, todas las funciones de DashThis se crearon para ofrecer a los usuarios una herramienta de automatización de informes fácil de usar: Más de 30 integraciones con varias fuentes, aplicaciones y plataformas, incluyendo sistemas CRM, una interfaz de arrastrar y soltar, usuarios ilimitados, plantillas de informes predefinidasy opciones de personalización para adaptarse a sus capacidades específicas de elaboración de informes.

DashThis proporciona información procesable en tiempo real a través de sus conectores, lo que garantiza que siempre pueda acceder a los datos más actualizados. Es una herramienta hecha para ser sencilla, mientras que otros tipos de herramientas, como Tableau y Google Data Studio (ahora Looker), son mucho más complejas. Si buscas una herramienta que te ofrezca un análisis profundo y complejo de tus datos en tiempo real, DashThis probablemente no sea para ti.

Por otro lado, es la mejor solución de generación de informes si desea crear informes exhaustivos de forma fácil y rápida, aprovechando su amplia gama de integraciones y sus funciones de generación de informes fáciles de usar. DashThis ofrece un excelente servicio de atención al cliente para ayudarte con la preparación de datos y garantiza que la plataforma se adapte a tus necesidades específicas.

Ahora que conoce mejor las herramientas de automatización de informes disponibles, puede elegir la que mejor se adapte a su agencia. Si esta herramienta es DashThis, pruébala y dinos si te gusta..