Cómo utilizamos DashThis en los flujos de trabajo de nuestra agencia (y por qué se ha convertido en nuestra solución estándar para la elaboración de informes)

La elaboración de informes es una de esas tareas que todas las agencias de marketing tienen que hacer, pero que a casi nadie le gusta realmente.

Es repetitivo, lleva tiempo y, si no se tiene cuidado, se convierte rápidamente en un proceso que consume muchas horas cada mes. Al mismo tiempo, es sumamente importante. Los clientes lo utilizan para comprender los resultados, y si los informes son confusos o poco claros, se generan idas y venidas innecesarias. 

En nuestra agencia de Google Ads, gestionamos más de 140 clientes en Google Ads y Microsoft Ads. Por eso, la elaboración de informes no es algo que hagamos de vez en cuando. Es parte de nuestro trabajo diario.

Con el tiempo, probamos diferentes herramientas y configuraciones. Finalmente, nos decidimos por DashThis y la convertimos en nuestra solución estándar para la elaboración de informes. En este artículo, queremos compartir cómo la utilizamos realmente en nuestros flujos de trabajo y qué ha cambiado para nosotros tras el cambio. 

Por qué la elaboración de informes era un cuello de botella en nuestra agencia

El verdadero problema nunca fueron los datos en sí, sino el esfuerzo que suponía convertirlos en informes útiles.

Antes de DashThis, trabajábamos mucho con Google Looker Studio. Y, para ser sinceros, es una herramienta muy potente. Pero en nuestro día a día nos causaba bastantes problemas:

• De vez en cuando aparecían noticias
• La configuración o los cambios llevaron más tiempo de lo previsto
• Se requería ciertos conocimientos técnicos
• A veces, pequeños ajustes provocaban problemas inesperados

En la práctica, esto significaba que crear o modificar un informe podía llevar fácilmente entre una y dos horas. Puede que a primera vista no parezca gran cosa, pero cuando se multiplica por el número de clientes, se convierte en un verdadero problema. 

Y lo que es más importante, esto apartó a nuestro equipo del trabajo real de optimización del rendimiento. En lugar de optimizar las campañas, nos pasábamos el tiempo corrigiendo informes.

Cómo utilizamos DashThis en nuestros procesos de trabajo diarios

Pruebe esta plantilla con sus datos

Lo que cambió con DashThis es que la elaboración de informes pasó a ser algo que se hace rápidamente, en lugar de algo para lo que hay que «reservar tiempo».

Hoy en día, la mayoría de nuestros clientes reciben sus informes a través de DashThis. A continuación te explicamos cómo solemos utilizarlo.

1. Informes mensuales para clientes

Elaboramos informes mensuales automatizados que combinan datos procedentes de:

• Anuncios Google
• Microsoft Ads
• Google Analytics

Dependiendo del cliente, la estructura varía ligeramente:

• Los clientes de comercio electrónico disponen de una configuración más orientada a los ingresos
• Los clientes de generación de clientes potenciales se centran más en las conversiones y el CPL
• A algunos clientes les preocupa principalmente la visibilidad y el tráfico

Una vez configurada la plantilla, podemos reutilizarla y adaptarla en unos minutos. Solo eso ya nos ha ahorrado mucho tiempo.

2. Dashboards en tiempo real Dashboards enlaces compartibles

Una función que acabamos utilizando mucho es el dashboard en tiempo real dashboard un enlace.

En lugar de intercambiar informes estáticos, los clientes pueden acceder a su dashboard lo deseen.

Lo que observamos:

• Los clientes comprueban sus números con más frecuencia
• Ya no es tan necesario enviar versiones actualizadas
• Las conversaciones se centran más porque todos ven los mismos datos

Además, reduce las pequeñas solicitudes del tipo «¿me puedes volver a enviar las últimas cifras?», ya que ya tienen acceso.

3. Evaluaciones internas del rendimiento

Además, utilizamos DashThis internamente más de lo que esperábamos inicialmente.

A la hora de preparar llamadas o revisar cuentas, resulta útil disponer de un dashboard ordenado dashboard de tener que cambiar constantemente de una herramienta a otra.

Facilita:

• Obtén una visión general rápida del rendimiento
• Detectar tendencias o problemas
• Prepárate para las conversaciones con los clientes

Las principales ventajas que observamos

Para nosotros, la mayor ventaja fue, sencillamente, que la elaboración de informes dejó de ser una tarea que requería mucho tiempo.

Estas son las principales cosas que me llamaron la atención tras el cambio.

1. Menos tiempo dedicado a la elaboración de informes

Antes: De 1 a 2 horas para la configuración o cambios importantes

Ahora: Normalmente, solo unos minutos

Para muchos clientes, eso supone una gran diferencia.

2. Más fácil para todo el equipo

No todos los miembros del equipo quieren lidiar con configuraciones complejas de informes. Y, sinceramente, no deberían tener que hacerlo.

DashThis es tan sencillo que cualquier gestor de cuentas puede utilizarlo:

• Ajustar widgets
• Cambiar diseños
• Duplicar dashboards

No hace falta que intervenga un «técnico».

3. Una configuración más fiable

Una cosa que solía resultar frustrante era la inestabilidad.

DashEsto es mucho más fiable. Una vez dashboard el dashboard , simplemente funciona. Solo eso ya elimina muchas pequeñas molestias del trabajo diario.

4. Mejor comunicación con los clientes

Una presentación clara de los informes facilita la comunicación con los clientes; eso es bastante sencillo.

Con DashThis:

• Los clientes saben lo que están viendo
• Hay menos preguntas de seguimiento
• Si es necesario, se pueden realizar cambios rápidamente

Simplemente hace que todo el proceso sea más fluido.

5. Funciona bien a medida que creces

A medida que aumenta el número de clientes, la elaboración de informes puede volverse caótica si no se cuenta con una estructura.

Gracias a las plantillas y a una configuración coherente, DashThis nos ayudó a mantener todo organizado sin añadir complejidad.

Ejemplo Dashboard

Pruebe esta plantilla con sus datos

Un dashboard típico dashboard nosotros incluye:

• Resumen del rendimiento de la campaña
• Coste por conversión
• Volumen de conversión
• Principales campañas y palabras clave
• Tendencias de rendimiento

Cómo enfocar la elaboración de informes como agencia de marketing

Según nuestra experiencia, la herramienta en sí misma es menos importante que lo bien que se adapte a tu flujo de trabajo.

Si estás evaluando soluciones de generación de informes, estos son los aspectos más importantes:

1. Facilidad de uso: ¿Puede todo tu equipo trabajar con ella sin problemas?
2. Fiabilidad: ¿Funciona de forma constante sin fallar?
3. Flexibilidad: ¿Puedes adaptar rápidamente los informes a los distintos clientes?
4. Automatización: ¿Reduce el trabajo manual en lugar de generar más?
5. Accesibilidad: ¿Pueden los clientes comprender y acceder fácilmente a los datos?

En nuestro caso, DashThis cumplía estos requisitos mejor que las herramientas que utilizábamos antes, por lo que decidimos seguir utilizándolo.

• Si quieres hacerte una idea más clara de cómo dashboards , puedes echar un vistazo aquí:
  https://dashthis.com/google-ads-report/ 
• Y, en términos más generales, sobre las herramientas de generación de informes:
  https://dashthis.com/marketing-reporting-software/

Reflexiones finales

La elaboración de informes debería facilitar tu trabajo, no ralentizarlo.

Para nosotros, el cambio a DashThis no se debió tanto a la necesidad de disponer de más funciones como a la de simplificar un proceso que se había vuelto innecesariamente complicado.

Nos ayudó a ahorrar tiempo, a reducir los roces dentro del equipo y a elaborar informes más fáciles de entender para los clientes.

Si actualmente estás replanteándote tu sistema de informes, sin duda merece la pena probar algunas herramientas y ver cuál se adapta mejor a tu día a día. En nuestro caso, DashThis resultó ser la solución más práctica.

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