Cómo planificar e implantar el seguimiento de OKR en su agencia de marketing

Como propietario de una agencia, sabe lo importante que es fijar objetivos. Proporcionan una dirección clara hacia la que trabajar y te ayudan a compartirla con tu equipo. 

 

Todo esto suena muy bien en la práctica. 

 

Pero cuando uno está ocupado asegurándose de que los proyectos se ajustan al calendario, preparando las presentaciones a los clientes y asegurándose de que el personal cobra a tiempo, es fácil fijar un objetivo y luego perder de vista cómo lo está haciendo. O establecer un OKR y tener problemas para aplicarlo eficazmente en toda la organización o cumplirlo durante todo el año. 

 

Esta guía le mostrará una forma práctica de establecer y realizar un seguimiento de los objetivos utilizando el marco de objetivos y resultados clave (OKR), y cómo simplificar el seguimiento del progreso de OKR con DashThis.

 

Índice

• DashThis Explica: ¿Qué es el seguimiento OKR?
• ¿Por qué establecer y realizar un seguimiento de los OKR para su agencia de marketing? 
• Cómo crear un OKR específico para tu agencia de marketing
• OKRs vs. KPIs: ¿cuál es la diferencia? ¿Debería utilizar ambos? 
• Cómo realizar el seguimiento de los OKR con el software OKR de DashThis 
• Agiliza la fijación de objetivos con el software de seguimiento OKR de DashThis

 

 

DashThis Explica: ¿Qué es el seguimiento OKR?

 

Desarrollados por Andy Grove, ex CEO de Intel, y utilizados por empresas tecnológicas de alto rendimiento como Google, Microsoft y Dropbox, los OKR proporcionan un marco estructurado para el seguimiento de objetivos y para decidir qué priorizar en tu negocio. 

 

Además de utilizar los OKR de la empresa para comunicar los objetivos de su agencia, también necesitará un sistema para medir el progreso de los OKR y guiar sus comprobaciones semanales. Normalmente, las empresas utilizan una combinación de hojas de cálculo, herramientas de gestión de proyectos y controles semanales para realizar un seguimiento de su rendimiento y supervisar el progreso de los OKR. 

 

Alternativamente, una herramienta OKR es otra forma de hacer un seguimiento de tus objetivos. Además de fijar objetivos, estas herramientas incluyen funciones de visualización y colaboración para facilitar el análisis de datos y los debates.

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¿Por qué establecer y realizar un seguimiento de los OKR para su agencia de marketing? 

 

Aunque las empresas tecnológicas hayan popularizado los OKR, benefician a individuos y organizaciones de todos los tamaños. Los OKR adecuados son una excelente herramienta para fijar objetivos. También proporciona un marco para comunicar actualizaciones de progreso en iniciativas clave. He aquí dos razones por las que puede ayudar a su agencia a convertirse en una organización más eficiente. 

Comunica las prioridades y acciones empresariales 

 

Los OKR bien definidos dan forma al proceso de fijación de objetivos y garantizan la alineación del equipo con los objetivos. Por ejemplo, los OKR correctos ayudan a todos los miembros de la empresa a trabajar por los mismos objetivos. He aquí cómo puede ayudarte en tres niveles diferentes.

 

Comunicar las prioridades de la organización: El proceso OKR permite a las partes interesadas y a la dirección de la empresa compartir las prioridades empresariales con los miembros del equipo. Cuando se establecen correctamente y se comparten en toda la empresa, los equipos siempre pueden ver las prioridades actuales y en qué están trabajando otros equipos para alcanzarlas.

 

Asegúrese de que los OKR del equipo se alinean con las prioridades de la organización: Si una prioridad de la empresa es establecer una estrategia de salida al mercado en una nueva vertical, su equipo de desarrollo empresarial puede utilizar el método de fijación de objetivos OKR para debatir las prioridades del equipo y trabajar juntos para lograr un objetivo compartido. De este modo, los equipos adquieren autonomía y se establecen expectativas claras tanto para los líderes como para los miembros del equipo.

 

Motivar a cada miembro del equipo: Según un estudio de Gallup , sólo el 32% de los empleados estadounidenses a tiempo completo o parcial están comprometidos con su trabajo, mientras que el 18% están activamente desvinculados. Los OKR pueden ayudar a los miembros del equipo a tener una visión global y fomentar el compromiso de los empleados. Mediante el uso de OKRs, los miembros individuales del equipo pueden alinear sus prioridades con los objetivos del equipo.

 

Con los OKR como enfoque estructurado, dispondrá de un marco probado para comunicar lo que es importante para usted y para sus interlocutores, convirtiéndose al mismo tiempo en un mejor líder. 

 

Y los estudios respaldan la eficacia de los OKR bien ejecutados. Un estudio de Mooncamp muestra que las empresas con mejores resultados utilizan más canales de comunicación y se comunican mejor y con más frecuencia. Estas empresas también utilizan las comprobaciones de los OKR con más frecuencia que el grupo de comparación. Además, el 83% de las empresas encuestadas coinciden en que los OKR benefician a su organización. 

Orientar la toma de decisiones y la priorización de tareas 

 

Establecer prioridades es clave para el éxito empresarial, pero cuando las tareas se acumulan y los asuntos urgentes reclaman tu atención, es fácil perder de vista lo importante.

 

Los OKR le recuerdan lo que su empresa quiere conseguir. Supongamos que tiene un objetivo de ingresos para toda la empresa. Puede establecer OKR específicos para sus equipos de ventas y marketing para apoyar este objetivo. Por ejemplo, los OKR para tu equipo de marketing podrían centrarse en aumentar los clientes potenciales cualificados para ventas, mientras que puedes desglosar tu objetivo de ingresos para asignar objetivos de ventas trimestrales a tu equipo de ventas. 

 

Cómo crear un OKR específico para tu agencia de marketing

 

Los OKR desglosan un objetivo grande y elevado en subobjetivos más tangibles y mensurables. A estos subobjetivos los llamamos resultados clave. Pero no sólo es útil para las empresas tecnológicas más consolidadas. Vamos a desglosar el proceso de fijación de objetivos paso a paso en esta sección. 

1. Defina su objetivo

 

Los OKR reflejan las prioridades de tu empresa y de tu equipo, así que ten en cuenta los objetivos de tu empresa para el trimestre o el año que tienes por delante. Pueden ir desde aumentar los ingresos de las cuentas de los clientes hasta ajustar las operaciones internas para que sean más sostenibles. 

 

Supongamos que está planificando el año que viene y quiere mejorar la eficacia operativa de su agencia de marketing. Cómo traducir el término "eficiencia operativa" en mejoras tangibles o medir si estás progresando? 

 

El marco de OKR le ayuda a desglosar sus objetivos estratégicos en pasos procesables. Orientan al personal sobre lo que debe hacer para avanzar hacia un objetivo estratégico. 

 

Un buen objetivo debe ser específico y viable. He aquí un ejemplo de cómo enmarcar un objetivo estratégico con la metodología OKR.

 

Mejorar la eficacia operativa para satisfacer a nuestros clientes y acelerar el plazo de entrega de los proyectos. 

 

A continuación, decide si este OKR es comprometido o aspiracional. Lisa Shufro, del equipo What Matters, lo define así: 

 

OKR comprometidos: Un objetivo ambicioso que un equipo debe alcanzar al final del ciclo. El equipo debe cumplir todas las métricas de Resultados Clave íntegramente y a tiempo.

 

OKR aspiracionales: Objetivos que establecen un estándar más alto para el éxito. Por su diseño, los OKR aspiracionales tardan más de un trimestre en completarse. También conocidos como "objetivos 10x", empujan al equipo a pensar más allá de un OKR comprometido.

 

Según estos criterios, su objetivo de mejorar la eficiencia organizativa podría encajar mejor como un OKR comprometido, ya que es fundamental para su negocio.

2. Asignar 3-4 resultados clave mensurables para seguir el progreso hacia un objetivo

 

La segunda parte de la creación de su OKR es 3-4 resultados clave específicos. Estos resultados clave utilizan una métrica y una meta definidas para medir el progreso hacia su objetivo. 

 

Volvamos al objetivo que hemos definido antes. He aquí cómo definir algunos resultados clave para medir los progresos.

 

Resultados clave:

1. Acelerar el tiempo de ejecución de los proyectos en un 20% mediante la implantación de procedimientos operativos estandarizados y herramientas de automatización del flujo de trabajo como Zapier en el primer trimestre de 2025. 
2. Reducir el tiempo dedicado a los informes de los clientes implantando y formando al personal en el uso de programas informáticos automatizados en un 50% para el segundo trimestre de 2025.
3. Alcanzar una puntuación de satisfacción del cliente (CSAT) de al menos el 90% gracias a estos cambios para el segundo trimestre de 2025.

 

Para que los resultados clave sean eficaces y fáciles de seguir, incluya una métrica específica (como la disminución del tiempo dedicado a los informes de los clientes) y un plazo (Q2 2025).

3. Definir el proceso y la frecuencia de verificación de los OKR 

 

A continuación, elabore una agenda en la que describa cómo y cuándo revisará los OKR de su equipo. En estas reuniones de revisión del rendimiento:

• Revise el estado actual de sus OKR
• Descubrir los obstáculos que bloquean el progreso del OKR
• Determinar medidas concretas para superar estos problemas

 

Estas revisiones pueden ser breves discusiones de equipo de 15-30 minutos o formar parte de las reuniones semanales 1:1 con los jefes de equipo. En las reuniones plenarias o en los ayuntamientos pueden debatirse los OKR de toda la empresa.

 

OKRs vs. KPIs: ¿cuál es la diferencia? ¿Debería utilizar ambos? 

 

Los OKR y los KPI comparten muchas similitudes, pero tenga en cuenta estas diferencias entre las dos herramientas de gestión del rendimiento.

 

Solemos establecer OKR trimestrales, centrados en objetivos estratégicos y ambiciosos. Por ejemplo, con el objetivo de mejorar la eficacia operativa en toda la organización, un OKR ayuda a alinear varios departamentos en una dirección específica. 

 

Para cumplir un OKR de mejora del conocimiento operativo, por ejemplo, los equipos pueden decidir cómo cumplir el objetivo. Los equipos de atención al cliente pueden tratar de reducir el tiempo hasta la primera respuesta, mientras que los equipos de marketing pueden explorar la automatización de tareas repetitivas para hacer más eficientes sus procesos internos. 

 

Los KPI permiten un seguimiento continuo de las métricas 

 

Los KPI miden lo bien que lo estás haciendo ahora y lo cerca que estás de alcanzar un objetivo específico. Suelen controlarse con regularidad. Por ejemplo, si quieres mejorar las operaciones internas de tu agencia, puedes hacer un seguimiento de KPI como la proporción de horas facturables y no facturables y el porcentaje de proyectos terminados a tiempo para ver lo bien que funciona tu agencia.

 

Piense en ambos métodos como herramientas complementarias a la hora de establecer objetivos para su empresa. Los OKR proporcionan una estructura para alinear a los miembros del equipo y establecer una dirección estratégica más amplia. Pueden servir como objetivos a los que aspiran los equipos. 

 

Los KPI tienen una finalidad más práctica. Realizan un seguimiento de las operaciones diarias y miden el rendimiento. Con los KPI, los equipos pueden determinar qué funciona bien y qué hay que mejorar con datos tangibles. 

 

Cómo realizar el seguimiento de los OKR con el software OKR de DashThis 

 

Ahora que ya has establecido tus OKR, ¿cómo te aseguras de que sean una herramienta para el cambio sostenible en lugar de una iniciativa efímera que abandonarás a los tres meses? 

 

Necesitas un sistema para seguir el progreso de tus OKR. Y no un sistema cualquiera, sino uno que sea fácilmente accesible y sencillo para que todo el equipo pueda utilizarlo y consultarlo en los próximos meses. 

 

Si todavía utilizas hojas de cálculo de Excel para los OKR, software de gestión de proyectos para las tareas y aplicaciones de mensajería para las discusiones, los informes automatizados y OKR dashboards podrían mejorar significativamente tu flujo de trabajo. A continuación te explicamos cómo puedes utilizar DashThis para simplificar tu proceso de gestión de OKR. 

Paso 1: Cree su plantilla OKR

 

En primer lugar, vamos a crear su plantilla de informes OKR en DashThis.

1.  Haz clic en +Nuevo Dashboard
2.  Seleccione un modelo de informe
3.  Ponle un nombre y haz clic en Siguiente

Paso 2: Conecte sus fuentes de datos

 

DashThis se integra con más de 34 herramientas de marketing, incluidas plataformas de redes sociales como Facebook, TikTok, LinkedIn e Instagram, y herramientas de publicidad de pago como Google Ads. Además de un dashboard para supervisar los resultados de las campañas de los clientes, puede configurar un dashboard para realizar un seguimiento de los OKR dentro de su agencia de marketing. 

 

Por lo tanto, deje que las integraciones de DashThis se encarguen de la importación y exportación manual de datos por usted. Por ejemplo, si está creando un dashboard para realizar un seguimiento de los OKR internos de las redes sociales, puede utilizar simplemente el botón Conectar para conectar sus cuentas de redes sociales a DashThis. 

Una vez que permita a DashThis acceder a sus datos de marketing en cada herramienta, DashThis importará automáticamente sus datos más recientes de las plataformas de medios sociales seleccionadas. También podrá actualizar sus datos en tiempo real sin tener que recurrir a tediosas exportaciones de datos. 

Paso 3: Configurar el seguimiento de los OKR dashboard 

 

Ahora es el momento de organizar tu OKR dashboard . 

 

En primer lugar, especifique las funcionalidades que necesita en dashboard. Supongamos que su objetivo es realizar un seguimiento de sus esfuerzos de marketing por correo electrónico para la generación de clientes potenciales y la captación de clientes sin tener que recurrir a varias herramientas. En este caso, un OKR dashboard para realizar un seguimiento de la participación por correo electrónico y la tasa de crecimiento de suscriptores podría ser útil.

 

Configurar esto en DashThis es muy sencillo. Utilice la interfaz de arrastrar y soltar de DashThis para seleccionar las métricas que está siguiendo. Colóquelas en una sección específica para facilitar el seguimiento.

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Consejo profesional: Los elementos visuales son eficaces para visualizar el progreso general hacia un OKR o el progreso hacia resultados clave individuales. Por ejemplo, los gráficos de indicadores ayudan a mostrar el progreso general, mientras que los gráficos de líneas y barras son útiles para el seguimiento de los resultados clave individuales.

Paso 4: Automatiza y comparte el proceso de seguimiento de OKR de tu agencia de marketing 

 

Con su herramienta de OKR en la mano, es hora de asegurarse de que llegue a tiempo a los miembros de su equipo cuando llegue el momento de revisar sus OKR trimestrales. 

 

También podemos automatizarlo para ahorrar tiempo en DashThis. 

 

Haga clic en Opciones de uso compartido > Compartir por correo electrónico > Frecuencia para programar sus informes. 

 

DashThis también ofrece la posibilidad de descargar el informe en formato PDF para verlo sin conexión. Si estás preparando una reunión en persona, puedes compartir un enlace URL específico con los asistentes a la reunión. Los miembros del equipo pueden hacer clic en la URL para revisar sus comentarios y pasar el ratón por encima de puntos de datos específicos para obtener más detalles. 

 

Además de conseguir que sus informes se envíen a tiempo, también puede utilizar DashThis para asegurarse de que ha actualizado el seguimiento de OKR dashboard con los datos más recientes antes de su reunión. DashThis actualiza tus datos diariamente, y también puedes actualizarlos manualmente haciendo clic en Actualizar datos en tu widget.

 

Agiliza la fijación de objetivos con el software de seguimiento OKR de DashThis

 

Tanto si está planificando el siguiente trimestre como fijando objetivos anuales, el método OKR puede ayudar a su agencia a alcanzar sus objetivos al tiempo que le ayuda a convertirse en un comunicador y líder más eficaz.

 

Esta semana, reflexione sobre sus objetivos empresariales. ¿Es el método OKR adecuado para ti? Piense también en cómo va a realizar el seguimiento. Para obtener una solución de informes completa que cubra los informes de los clientes y los informes empresariales internos, prueba DashThis para satisfacer tus necesidades de informes y seguimiento de OKR.

 

Suscríbase hoy mismo a la versión de prueba gratuita de 15 días de DashThis para probar la automatización de informes.