Las 5 mejores ideas y procesos de automatización de agencias que le ayudarán a crecer

Invertir tiempo en la automatización de agencias y revisar sus procesos internos es como afilar sus herramientas de marketing - es un trabajo "poco sexy" pero necesario.

 

Claro que podría superar las ineficiencias con fuerza bruta, pero hay una forma mejor. Al revisar los procesos y automatizar el trabajo manual, estás allanando el camino para hacer un trabajo de calidad con menos esfuerzo. 

 

Le ayudaremos a iniciar su viaje para convertirse en una agencia de automatización con un proceso paso a paso. 

 

• ¿Qué son los procesos de automatización de las agencias?
• Automatizar su agencia: por dónde empezar
• - Establezca su línea de base
• - Determinar los puntos débiles actuales
• - Obtener opiniones de los clientes
• 5 procesos de automatización que ahorran tiempo a las agencias
• - Optimice sus reuniones internas
• - Revise su pila tecnológica
• - Utilice los servicios de automatización para garantizar la coherencia del servicio
• - Trabajar en la comunicación interdepartamental
• - Racionalizar los procesos de elaboración de informes
• Ahorre tiempo con la automatización

 

¿Qué son los procesos de automatización de las agencias?

 

La automatización facilita los tediosos procesos de las agencias. He aquí cómo.

 

• Ahorre tiempo automatizando los flujos de trabajo manuales: Al igual que informes automatizados simplifica tareas repetitivas como crear y compartir un informe con sus clientes, la automatización le ayuda a centrarse en iniciativas importantes, como el trabajo facturable o la formación de su equipo.

 

• Mejore la accesibilidad de los datos para impulsar la toma de decisiones: Imagine una plataforma de automatización de marketing o una empresa dashboard que le proporcione información diaria sobre sus campañas de marketing a las 10 de la mañana. Sabrá lo crítica que es la generación de de generación de prospectos, lo que le permitirá medir el progreso, redoblar las oportunidades o corregir rápidamente el rumbo.

 

 

• Aporte claridad con procedimientos operativos estándar (SOP): Directrices sobre procesos internos repetibles como la programación de reuniones internas, la preparación de entregables o la incorporación de clientes. Los PNT agilizan los procesos empresariales en todos los equipos, ya sean remotos o presenciales.

 

Lo entendemos. Todo esto no es tan sexy como idear una nueva estrategia que mueva montañas para tus clientes. 

 

Pero cuando el 57% de los 1000 profesionales de oficina estadounidenses encuestados en 2021 afirman que encontrar rápidamente archivos y documentos es importante, pero no disponen de un sistema interno eficaz para hacerlo de forma eficiente, está claro que los procesos internos importan para la eficacia de su organismo.

 

Automatizar su agencia: por dónde empezar

 

Paso 1: Establezca su línea de base

 

En primer lugar, identifique los procesos ineficaces con una auditoría de tiempo.

 

Por ejemplo, al revisar los agencia de tu agencia, podrías preguntarte:

 

• ¿Cuál es el plazo habitual desde que se cierra la venta hasta que se firman los documentos y se programa una reunión inicial? 
• ¿Cuánto tiempo se tarda en recopilar información del cliente, como los datos de acceso a la cuenta e información empresarial esencial? 
• ¿Cuánto tiempo necesita para preparar y programar una llamada de descubrimiento o una reunión inicial? 

 

Otros puntos de referencia:

 

• Consulte los comentarios de los miembros de su equipo y de los clientes. 
• Analizar métricas comerciales internas como llamadas de ventas o métricas financieras.

 

Vea este informe de seguimiento de llamadas con sus propios datos 

 

Pasos a seguir: Lleva un registro de tus actividades semanales y del tiempo que les dedicas.

 

Consejo: Revisar los procesos de su agencia lleva tiempo. En lugar de revisar todo el proceso, empiece poco a poco y optimice cada paso.

 

Paso 2: Determinar los puntos débiles actuales

 

Al final de un proyecto, los equipos técnicos celebran reuniones retrospectivas para recabar opiniones y reflexionar. 

 

Utiliza retrospectivas programadas con regularidad (nuestra sugerencia es cada 2 semanas o después de un hito del proyecto) para recabar opiniones de los miembros de tu equipo sobre lo que no funciona. 

 

Utilice el botón Iniciar Detener Continuar para generar fácilmente ideas y los pasos siguientes. Este método retrospectivo divide las actividades y decisiones en 3 categorías.

 

• Por dónde empezar 
• Qué parar
• Cosas que hay que seguir haciendo

 

Fuente: Sobre el ejercicio Start Stop Continue

 

Consejo: Además de Start Stop Continue, hay muchos otros formatos como Alegre, Triste Enfadado para hacer un seguimiento de la salud emocional de tu equipo. Experimenta con distintos formatos de retrospectiva para ver cuál se adapta mejor a tu equipo.

 

Pasos a seguir: Elegir un formato retrospectivo para recoger los puntos de dolor.

 

Paso 3: Obtener la opinión de los clientes.

 

Pida a sus clientes habituales que le den su opinión sobre cómo mejorar, o utilice una encuesta de opinión para recabar valiosas aportaciones.

 

Medidas de actuación: 

• Diseñar una encuesta para recabar la opinión de los clientes 
• Consulte su Puntuación Promotora Neta (NPS) y póngase en contacto con los clientes cuya puntuación sea inferior a 8/10.
• Llame por teléfono a sus clientes o reúnase con ellos en un ambiente informal para hacer un seguimiento.  

 

5 procesos de automatización que ahorran tiempo a las agencias 

 

¿Qué procesos debería automatizar o racionalizar en su agencia? 

 

He aquí algunas ideas.

 

1. Optimice sus reuniones internas

 

¿Has estado en alguna reunión que te ha parecido una pérdida de tiempo? 

 

Si es así, no está solo. Según Atlassianlos empleados asisten a 62 reuniones al mes, pero sólo consideran productivas la mitad de ellas. Aún más alucinante reducir las reuniones innecesarias en 2022 ahorraría casi 2,5 millones de dólares al año en una empresa de 100 personas.

 

Por lo tanto, si quiere convertirse en una agencia más eficaz, empiece a optimizar la forma de organizar las reuniones.

 

2 ideas prácticas para ayudarle a revisar cómo organiza y dirige las reuniones: 

 

Asigne a sus reuniones un orden del día y una estructura claros. 

 

Groove HQ estructura al minuto sus reuniones semanales de los lunes, para sacar el máximo partido de sus encuentros.

 

 

Envíe una lectura previa antes de las reuniones: 

 

Antes de una reunión, utilice un KPI como DashThis para crear una página dashboard y enviársela a tu interlocutor o cliente.

 

Obtenga esta plantilla de informe del consejo con sus propios datos.

 

Tener algo a lo que referirse proporciona contexto y ayuda a la gente a tomar decisiones durante las reuniones. Añada explicaciones a cada métrica para ayudar a transmitir su mensaje.

 

Acciones: 

 

• Revisar la forma de dirigir las reuniones
• Utilice las plantillas de informes para una forma más eficiente de revisar las métricas durante las reuniones

 

2. Revise su pila tecnológica

 

¿Sus herramientas de suscripción de pago añaden valor a su negocio? 

 

Revise los últimos gastos departamentales en suscripciones o pida a su departamento financiero el último informe sobre gastos en suscripciones.

 

Las herramientas para agencias de marketing suelen pertenecer a estas categorías: 

 

• Herramientas de gestión de proyectos y colaboración como Slack o Asana
• Herramientas de información 
• Herramientas CRM como Pipeline CRM
• Software de automatización de marketing como HubSpot o Marketo
• Herramientas de marketing por correo electrónico 
• Herramientas de gestión de redes sociales 
• Sistemas de captura de datos

 

¿Debe mantener una suscripción? 5 preguntas que debes hacerte durante la auditoría de tu suscripción: 

 

• ¿Ha utilizado la herramienta en los últimos 3-6 meses? 
• ¿Disfruta mi equipo utilizando estas herramientas cada día? 
• ¿Cómo nos ayuda esta herramienta a alcanzar nuestros objetivos empresariales? 
• ¿Estoy satisfecho con el valor que recibo de mis herramientas? 
• ¿Pueden las herramientas existentes proporcionar la funcionalidad que necesito? 

 

3. Utilizar servicios de automatización para garantizar la coherencia del servicio

 

Revise los procesos de gestión de proyectos que utiliza para trabajar con sus clientes, por ejemplo cómo: 

 

• Incorporar a un nuevo cliente o empleado
• Llegar a nuevos clientes potenciales
• Crear una propuesta de venta 
• Gestionar servicios o tareas repetibles como la redacción de contenidos o la creación de una campaña de correo electrónico 
• Informe sobre las campañas en curso 

 

Ahora pregúntese si su agencia puede automatizar estos procesos para garantizar la coherencia. Por ejemplo, enviar informes periódicos a los clientes es una forma sencilla pero eficaz de mantener relaciones sólidas con ellos. 

 

Pero que levante la mano quien haya olvidado enviar a tiempo los informes a sus clientes porque tenía muchas otras cosas entre manos (¡no es ninguna vergüenza!). 

 

¿Por qué no automatizar procesos vitales pero que llevan mucho tiempo? He aquí cómo configurar un envío automático de informes en DashThis para garantizar que los informes de sus clientes se envíen siempre a tiempo.

​​

 

4. Trabajar en la comunicación interdepartamental (¡y en las relaciones con los clientes!)

 

A medida que su agencia crece, necesita procesos más intencionados para definir cómo trabajan juntos los distintos departamentos. 

 

Organice reuniones periódicas de contacto.

 

¿Está revisando el rendimiento de la página de destino con otro equipo? Establezca una hora semanal para revisar su progreso, medir los KPI de conversión y decidir qué hacer a continuación. Dé prioridad a que sus equipos compartan información y evite los silos organizativos. 

 

Las reuniones serán más eficaces si todos consultan la misma aplicación o el mismo documento, para lo que resulta muy útil dashboards .

 

Los equipos de marketing y ventas de una pequeña empresa de comercio electrónico podrían revisar las métricas de ambos equipos con este informe de ventas de comercio electrónico plantilla.

 

¡Consiga esta plantilla de tienda de comercio electrónico con sus propios datos! 

 

Racionalizar la comunicación

 

Tanto si se trata de comunicarse con equipos internos o clientes, los informes de DashThis pueden ayudarle a agilizar la comunicación explicando una métrica o compartiendo información práctica dentro de un informe. Cuando los clientes vean el informe en tiempo real, verán estas notas de valor en relación con el informe.

 

 

Véalo en acción: Vea cómo Jelly Marketing ahorró 20 horas a la semana con DashThis en este estudio de casoa la vez que ofrecía más valor a sus clientes.

 

5. Racionalizar los procesos de información

 

Como profesionales del marketing digital, trabajan con datos a diario, ya sea a partir de herramientas de automatización del marketing o analizando el recorrido del cliente. 

 

Pero según una encuesta de HubSpot de 2021la recopilación, organización y análisis de datos fue la mayor pérdida de tiempo para los profesionales del marketing, que dedicaron 3,55 horas a la semana a la elaboración manual de informes.

 

 

Invertir en software de informes de agencia para automatizar el proceso de generación de informes lo reduce a cuestión de minutos, a la vez que le ayuda a crear informes significativos para comunicar el rendimiento de su campaña, tal y como hizo la agencia SEO LeadLogic con DashThis y Moz

 

Medidas de actuación: 

 

• Evalúa cuánto tiempo dedicas a crear informes para tus clientes. ¿Podría una herramienta de informes ayudarle a ahorrar tiempo? Pruebe nuestra completa versión de prueba de 15 días o consulte nuestras plantillas de informes para hacerse una idea de lo que es posible

 

Ahorre tiempo con la automatización

 

Si estás acostumbrado a hacerlo todo manualmente o tienes demasiadas cosas entre manos como para fijarte en cómo estás haciendo las cosas, ¡lo entendemos! 

 

Puede parecer extraño, incluso innecesario, mirar hacia dentro. 

 

Pero recuerde que no tiene por qué mejorar todo en su agencia de una sola vez. Dedica entre 15 y 30 minutos a revisar cualquiera de estos consejos para agilizar los procesos de tu agencia. Tanto si quieres escalar como tomarte más días libres, te hemos cubierto. 

 

Con el tiempo, los pequeños cambios se acumulan. Empiece con los informes de sus clientes y compruebe si nuestra solución de automatización puede marcar la diferencia. Le ofrecemos 15 días de pruebasin necesidad de tarjeta de crédito.