6 pasos para destacar en el proceso de incorporación de clientes a su agencia

Así que has tenido varias conversaciones, rondas de pitching y discusiones. Por fin, el cliente con el que has estado hablando te ha dicho que sí a trabajar contigo.

 

¡Hurra! 

 

Ahora le toca a su agencia de marketing digital entregar lo que ha esbozado en las propuestas mientras se prepara para trabajar juntos.

 

Aquí es donde entra en juego un sólido proceso de incorporación de clientes que te ayude a obtener toda la información que necesitas para que tu colaboración sea un éxito. Sigue leyendo para obtener una guía paso a paso que te ayudará a incorporar a un nuevo cliente y crear relaciones sólidas entre el cliente y la agencia.

 

• ¿Qué es la incorporación de clientes?
• Por qué es importante el proceso de incorporación de clientes 
• 6 pasos para un proceso de incorporación de clientes ganador
• Cómo crear y compartir un informe de cliente dashboard con DashThis
• Automatice los informes de clientes de su agencia de marketing con DashThis

 

DashThis Explica: ¿Qué es la incorporación de clientes?

La incorporación suele comenzar después de que el cliente confirme una relación de trabajo con la agencia. 

 

Estas acciones pueden incluir: 

• Conocer el negocio de su cliente y explorar cómo trabajar juntos de forma eficaz
• Definir el alcance del trabajo y acordar hitos de pago
• Establecer un calendario de comunicación 
• Acordar un punto de contacto y compartir la información de contacto del gestor de cuentas de su cliente.
• Definición de los indicadores clave de rendimiento (KPI) que se incluirán en los informes dashboard
• Compartir los permisos de acceso a las plataformas de sus clientes y a las herramientas de la agencia 

 

Son pequeños detalles, pero importan. 

 

¿Alguna vez ha necesitado acceder a los análisis de su cliente mientras estaba de vacaciones? ¿O su cliente pensaba que iba a recibir informes semanales, pero en su última conversación acordaron una actualización mensual?

 

Un proceso detallado de incorporación de clientes minimiza este tipo de situaciones frustrantes.

 

Discutir y recopilar estos detalles en un documento compartido mantiene los proyectos dentro de plazo y mejora la experiencia de incorporación del cliente. Evita los fallos de comunicación y sienta las bases para que el equipo y el cliente se centren en ofrecer resultados.

 

Por qué es importante el proceso de incorporación de clientes 

Es emocionante pero también angustioso trabajar con un cliente nuevo. 

 

"¿Cumplirán lo que prometieron?"

 

"¿He tomado la decisión correcta al elegirlos?" 

 

Piense en su proceso de incorporación como en una ceremonia de bienvenida personalizada. Es la primera impresión que tendrá su nuevo cliente de cómo trabaja usted y de cómo los miembros de su equipo colaborarán con su cliente mientras trabajan juntos en campañas de marketing. campañas de marketing.

 

Bien hecho, mejorará la satisfacción del cliente y empezará con buen pie una relación a largo plazo con sus clientes.

 

¿No sabe cómo poner la alfombra roja a su cliente durante el proceso inicial de incorporación? 

 

Siga leyendo. Estás en el lugar adecuado.

 

6 pasos para un proceso de incorporación de clientes ganador

Ahora que ya sabemos por qué es importante la incorporación de un cliente, aprendamos a crear una experiencia de incorporación excelente para sus nuevos clientes. 

 

También hemos pedido a propietarios de agencias y empresas con experiencia que compartan consejos de sus procesos de incorporación. Si buscas consejos prácticos para mejorar tu proceso de incorporación de clientes, sigue este proceso paso a paso. 

 

Paso 1: Conozca a su cliente con una consulta inicial

La consulta inicial es vital para comprender los objetivos empresariales, los retos y las preferencias de su cliente. A través de esta conversación abierta, pretendes comprender lo que busca tu cliente potencial y ayudarle a entender cómo trabajas. 

 

Esta conversación suele producirse durante el proceso de venta o durante la incorporación del cliente. También puedes recopilar esta información en el formulario de admisión de clientes.

 

Para Afton Brazzoni, de la agencia de marketing de contenidos Scribe Nationalsu consulta inicial comienza con la comprensión de los objetivos del cliente y la formulación de preguntas como:

• ¿En qué consiste su estrategia actual de marketing de contenidos? 
• ¿Qué funciona bien y qué no funciona tan bien? 
• ¿Cuál es el impacto de estos problemas? 
• ¿Qué significaría para su equipo resolver estos problemas?

 

Victor André Enselmann de Modeva considera que esta consulta inicial es una forma valiosa de mostrar su experiencia a clientes potenciales.

 

Si un cliente potencial acude a nosotros y nos pregunta por una posible asociación, le enviamos un vídeo con una propuesta sobre cómo podría ser una asociación y en qué nos centraríamos específicamente en términos de marketing.

 

Para él, la creación de vídeos a medida marca la pauta de la transparencia y la confianza, lo que conduce a una relación más comprometida con el cliente.

 

Paso 2: Elaborar el alcance del trabajo

Este paso esboza su plan de acción después de comprender las necesidades de sus clientes potenciales.

 

Pero, ¿cómo establecer las expectativas adecuadas del cliente en su ámbito de trabajo?

 

En una empresa de marketing middlAlistair Gillespie esboza objetivos, plazos e indicadores clave de rendimiento en su ámbito de trabajo para fijar las expectativas de sus clientes.

 

Y añade: "El alcance del trabajo ayuda a fijar expectativas realistas y proporciona una hoja de ruta clara para ambas partes. El valor radica en evitar que el alcance se desplace y en garantizar que todas las partes interesadas estén de acuerdo. El éxito se mide por la buena ejecución del proyecto con un mínimo de malentendidos".

 

¿Cuál es el mejor consejo de Alistair para crear un ámbito de trabajo sólido? Prestar atención a los detalles. Dice: "Comunícalo todo y documéntalo todo en tu ámbito de trabajo para que todo el mundo esté en la misma página desde el primer día".

 

Paso 3: Utilice un cuestionario de incorporación para conocer mejor el negocio de su cliente. 

En este punto, su cliente ha contratado sus servicios y ha aprobado el alcance del trabajo propuesto. 

 

¡Es un progreso impresionante! 

 

Ahora es el momento de reunir por adelantado la información que necesitará.

 

La mayoría de las agencias confían en un cuestionario de incorporación, que les ayuda a rellenar cualquier laguna en la información de sus clientes.

 

Por ejemplo, Mike Kennedy de Esolvent Marketing es más específico sobre los objetivos empresariales y de los clientes en su cuestionario de incorporación. Algunas de sus preguntas favoritas son:

 

• ¿Quiénes son sus principales competidores? 
• ¿Cuáles son sus objetivos empresariales para el próximo trimestre o año? 
• ¿Cómo es el proceso de venta si se trata de una campaña de captación de clientes potenciales?
• ¿Cuántos SQL por semana o por mes necesitan para ser rentables? 
• ¿Cuál es su ROAS (retorno de la inversión publicitaria) objetivo?

 

Y lo que es más importante, no se precipite en este proceso. Según la experiencia de Afton Brazzoni, "la incorporación del cliente marca la pauta de todo el compromiso".

 

Afton se explaya: 

 

"A veces los clientes quieren "acabar de una vez con la incorporación" para que podamos empezar a trabajar. Pero la cuestión es la siguiente: el trabajo se resentirá si la incorporación es precipitada. La atención a los detalles es fundamental en el trabajo de agencia, así que tómate tu tiempo para una incorporación meditada. Dedique tiempo a conocer a sus clientes. En Scribe National, nuestro proceso de incorporación implica una inmersión profunda en la marca de nuestro cliente, una llamada de inicio del proyecto con ellos y entrevistas con las partes interesadas para ayudarnos a entender el lenguaje que la gente realmente utiliza para hablar de su marca, no la jerga de marketing inventada que ha sido generada por ChatGPT".

 

Paso 4: Compartir el acceso a las cuentas de los clientes y a las herramientas de la agencia 

Otro aspecto de la incorporación del cliente es el acceso a sus materiales y plataformas. 

 

Este paso puede resultar tedioso. Pero, ayuda a evitar interrupciones en el flujo de trabajo, como Slavko Kovacevic de Health Link SEO comparte:

 

"Antes sufríamos retrasos importantes en los proyectos porque no conseguíamos acceso a herramientas esenciales desde el principio. Ahora, solicitamos el acceso durante la reunión inicial y hacemos un seguimiento puntual. Utilizar un método seguro y organizado para compartir credenciales, como un gestor de contraseñas, también puede agilizar este proceso."

 

En primer lugar, empieza por hacer una lista de todas las herramientas a las que necesitas acceder en tu lista de control de incorporación de clientes. Podría ser algo así:

• Herramientas de gestión de proyectos como Trello, Basecamp, Asana o Monday
• Sistemas de gestión de documentos como Google Drive o Microsoft SharePoint. 
• Herramientas de marketing como Google Ads, inicios de sesión en CMS, Google Analytics
• Acceso al sistema de gestión de las relaciones con los clientes (CRM)
• Cuentas en redes sociales 
• Canales de comunicación como Slack o Microsoft Teams 

 

En cuanto tenga la lista, empiece a solicitar acceso a estas herramientas. Puedes hacerlo en tu cuestionario o más adelante en el proceso de incorporación del cliente. Comprueba los permisos de tus archivos para asegurarte de que tus clientes (¡y tu equipo!) tienen acceso a todo lo que necesitan.

 

Ahora bien, ¿debe utilizar las herramientas de su cliente o invitarle a utilizar las suyas? 

 

Depende de las preferencias del cliente y de cómo prefiera su agencia trabajar con sus clientes. Por ejemplo, Carla Ellerby, de Comunicación Compuesta se adapta a las herramientas preferidas de sus clientes. Dice:

 

"Dado que mis clientes están muy ocupados y a menudo trabajan en zonas horarias diferentes, siempre intento adaptarme a sus herramientas de colaboración preferidas. Algunos clientes prefieren Slack por la facilidad de mensajería rápida, mientras que otros optan por los check-ins regulares de Teams o los correos electrónicos. Suelo configurar una carpeta de SharePoint para compartir documentos, de modo que todo esté accesible y organizado."

 

En comparación, Afton Brazzoni de Scribe National prefiere utilizar su propio software de gestión de proyectos.

 

Nos cuenta: "Intento evitar utilizar los sistemas de los clientes y, en su lugar, lo gestiono todo con el sistema que utiliza nuestra empresa, Basecamp. No quiero que mis redactores tengan que aprender a trabajar con varios sistemas distintos. Trabajar en Basecamp reduce el margen de error, evita que la información se pierda y, en última instancia, mejora la experiencia y los resultados para el cliente."

 

Comunícate con tus clientes y averigua cómo prefieren trabajar juntos. Después, adáptate a sus necesidades.

 

Paso 5: Organizar una reunión de lanzamiento del proyecto

Ahora que ya tienes todos los detalles, puedes empezar a trabajar juntos. 

 

El equipo de tu agencia y las partes interesadas del cliente suelen reunirse en persona o virtualmente en una reunión inicial para empezar a trabajar juntos formalmente. En esta sesión, se presenta el alcance del trabajo, se asignan responsabilidades y se establece un calendario para los principales hitos del proyecto. 

 

Esto es lo que Ben Vaughan de Brewster Consulting Group durante la reunión inicial:

 

Para nosotros es crucial establecer en la reunión inicial las normas y expectativas claras sobre velocidad, metodología de entrega, método de comunicación, cadencia y medio de las reuniones y otros aspectos del compromiso. También nos aseguramos de tener muy claros los primeros pasos para ponernos en marcha. Por ejemplo, escribimos "Ben añadirá (Cliente) al Portal del Cliente" o "Ben creará un canal de Slack para la comunicación" y establecemos plazos específicos para que se completen esas acciones.

 

"También es importante tener un orden del día claro para la reunión inicial", dice Ben. dice Ben. Según su experiencia, los órdenes del día poco claros "provocan que la reunión inicial y las primeras conversaciones se centren en los aspectos específicos de los entregables en lugar de centrarse en los aspectos administrativos y críticos del proceso de incorporación".

 

Otros propietarios de agencias, como Victor André Enselmann, apuestan por los vídeos como una forma más eficaz de compartir información con los clientes. 

 

"Enviamos un vídeo más completo en el que explicamos nuestra estrategia de marketing, qué haremos durante los dos primeros meses y en qué KPI nos centraremos. Rara vez necesitamos una reunión física inicial, porque el vídeo responde a la mayoría de las preguntas. Así ahorramos tiempo, ya que podemos hacer el vídeo siempre que tengamos tiempo, y el cliente siempre puede volver al vídeo y ver lo que acordamos y en qué nos centramos".

 

Melanie Balke, propietaria de The Email Marketersrecomienda dedicar días a las reuniones iniciales. Pudimos ampliar nuestra agencia y trabajar con marcas de comercio electrónico de 8 cifras limitando la disponibilidad y trabajando semanas laborales de 4 días. Cuando un cliente ve infinitas franjas horarias para las reuniones iniciales, es probable que elija una que interrumpa el flujo de trabajo del equipo. Tener días dedicados para las reuniones iniciales te permite agilizarlas y hacerlas de forma más eficiente.

 

Paso 6: Crear un informe dashboard para supervisar el rendimiento de la campaña 

Por último, piense cómo va a comunicar los resultados a su cliente. 

 

Los informes son una herramienta esencial para mostrar el valor de su trabajo a sus clientes. También ayuda a tu equipo a entender lo que funciona y lo que no en tus esfuerzos.

 

Automatizado automatizadas como DashThis ayudan a ahorrar tiempo.

 

Por ejemplo, podría compartir un cliente dashboard para gestionar los resultados de campaña para que tu cliente pueda revisarlos en cualquier momento. Tu cliente puede seguir fácilmente los objetivos y el progreso de tu campaña, y tú puedes compartir opiniones y recomendaciones a través de un único enlace.

 

Obtenga esta plantilla de informe de marketing digital con sus propios datos.

 

Si su agencia gestiona el proceso de elaboración de informes, defina la frecuencia con la que enviará informes a sus clientes y lo que se incluye en estas actualizaciones durante la incorporación del cliente. Por ejemplo, Mimi Nguyen de Cafely comparte: "Tenemos la costumbre de celebrar grandes reuniones de grupo al menos una vez al mes para informar de las grandes actualizaciones. Pero para las actualizaciones menores y los objetivos diarios alcanzados, basta con un informe al final del día".

 

Cómo crear y compartir un informe de cliente dashboard con DashThis

Los informes manuales son un coñazo. 

 

Dar formato a los gráficos, mostrar datos o exportar datos de su pila tecnológica de marketing lleva tiempo. Y si crees que dedicas demasiado tiempo a las tareas relacionadas con los datos, no eres el único. 

 

Investigación de Funnel descubrió que los profesionales del marketing dedican el 63% de su tiempo relacionado con los datos a tareas que pueden automatizarse parcial o totalmente. Estas tareas incluyen la recopilación de datos, el análisis de datos, la limpieza de datos y la presentación de datos.

 

¿Por qué no ahorrar todo ese tiempo? DashThis hace que sea fácil compartir sus resultados de marketing digital y discutir el progreso con sus clientes.

 

Funciona así. 

1. Haz clic en +Nuevo Dashboard
2. Seleccione una plantilla de informe
3. Ponle un nombre y haz clic en Siguiente

 

Con unos pocos clics, obtendrá las métricas que más importan a sus clientes en un bonito informe. dashboards te ayuda a comunicar tus resultados, tanto si realizas campañas publicitarias de pago como un proyecto SEO de 6 meses. 

 

Paso 1: Conecte sus fuentes de datos 

Combinar datos de múltiples herramientas de marketing digital en una única plataforma también es superfácil con DashThis. Elija entre más de 34 integraciones nativas con las principales herramientas de marketing digital, como Ahrefs, Google Ads, Google Search Console y GA4.

 

Añada las fuentes de datos sobre las que está elaborando el informe utilizando el botón Conectar.

 

 

Una vez que DashThis tenga permiso para acceder a sus datos, importará los datos más recientes de sus herramientas de marketing seleccionadas.

 

Paso 2: Seleccionar las métricas que se presentarán en el informe

Una vez que haya importado los datos, seleccione los KPI que desea mostrar en el informe. Deben coincidir con los objetivos del cliente. 

 

Digamos que usted es una agencia de SEO y el objetivo de su cliente es aumentar el tráfico orgánico del sitio web y las tasas de conversión de la búsqueda orgánica. 

 

Cuando cree su informe SEOasegúrese de informar sobre estas métricas para que sus clientes puedan ver cómo les está ayudando. Incluso puedes personalizar tu informe para mantener estas métricas en primer plano.

 

Consigue esta plantilla de informe SEO ¡con sus propios datos!

 

Consejo profesional: Utilice un widget de caja de comentarios para incluir análisis de datos y recomendaciones sin saturar el informe. He aquí cómo.

 

 

1. Haga clic en Widget estático
2. Seleccione Comentarios
3. Añade tus ideas

 

Paso 3: Crear informes automáticos 

Por último, cree informes y notificaciones automáticos para mantener al cliente informado del progreso de su campaña. Volviendo al ejemplo de la campaña SEO, digamos que tu cliente te ha pedido que le envíes un informe cada semana. 

 

Puedes configurar la programación automática de informes en DashThis. Haga clic en Opciones de uso compartido > Compartir por correo electrónico > Frecuencia para establecer un calendario de informes.

 

 

De este modo, liberará tiempo para centrarse en el análisis de datos, la elaboración de recomendaciones para los clientes y la obtención de resultados de las campañas, que es para lo que sus clientes trabajan con usted.  

 

Automatice los informes de clientes de su agencia de marketing con DashThis

La incorporación de clientes recopila información y establece las expectativas adecuadas con sus nuevos clientes. Si se hace bien, mejorará la satisfacción de los clientes y creará una relación satisfactoria a largo plazo con ellos.

 

Siga estos pasos para crear una plantilla de incorporación de clientes para sus nuevos clientes. Así te asegurarás de que todos tus clientes tengan una gran primera impresión.

 

La elaboración de informes es crucial para establecer relaciones con los clientes, pero lleva tiempo.

 

Si ha pasado tanto tiempo creando informes como planificando estrategias y ejecutando campañas, es hora de utilizar la automatización para ahorrar tiempo. Si es así, DashThis está aquí para ayudarle.